Ο προγραμματισμός μιας συνεδρίασης του δημαρχείου για ένα ζήτημα υγείας ουσιαστικά δεν διαφέρει από τον προγραμματισμό ενός δημαρχείου για οποιοδήποτε άλλο θέμα, εκτός από τη σύνθεση του κοινού και τους τύπους των πανελλήνιων που θα μιλήσουν στην εκδήλωση. Παρ 'όλα αυτά, υπάρχουν πολλά που απαιτούνται για τον επιτυχημένο προγραμματισμό μιας συνεδρίασης του δημαρχείου κάθε είδους. Θα χρειαστεί να εργαστείτε σκληρά, να στρατολογήσετε σημαντικά ενδιαφερόμενα μέρη και να βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει αρκετό χρόνο για να εξασφαλίσετε την προσοχή του Τύπου και της κοινότητας.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Τοποθέτηση της βάσης
Βήμα 1. Σχηματίστε μια επιτροπή σχεδιασμού
Η ιδέα πίσω από μια επιτροπή σχεδιασμού είναι η δύναμη σε αριθμούς. Υπάρχουν λίγα θέματα που σχετίζονται με την υγειονομική περίθαλψη που δεν αφορούν περισσότερους από έναν οργανισμούς. Πρέπει να προσδιορίσετε άλλους οργανισμούς μέσα στην κοινότητα που αφορά το ζήτημά σας, να πείσετε σημαντικά μέλη για τα οφέλη ενός δημαρχείου και να τους προσλάβετε στην επιτροπή προγραμματισμού σας.
- Για παράδειγμα, αν το θέμα που σας απασχόλησε ήταν η διατροφή της παιδικής ηλικίας, ορισμένες κοινοτικές οργανώσεις που ασχολούνται με αυτό το θέμα μπορεί να είναι σχολεία, παιδίατροι, τράπεζες τροφίμων, εκκλησίες, αγρότες και ημερήσιες φροντίδες.
- Η αυτοπροβολή μπορεί να είναι ένα εξαιρετικά συναρπαστικό κίνητρο. Προσέγγιση οργανώσεων -στόχων από ένα πλεονέκτημα εξηγώντας πώς η συμμετοχή στο δημαρχείο θα μπορούσε να τους ωφελήσει συγκεκριμένα.
Βήμα 2. Τοποθετήστε τα ζητήματα
Είναι πολύ πιο εύκολο να ανησυχείτε για ένα θέμα που σας επηρεάζει άμεσα. Για να κάνετε το θέμα του δημαρχείου σας πιο άμεσο και επιτακτικό, δώστε έμφαση στον τοπικό αντίκτυπο του θέματος και όχι στον εθνικό ή παγκόσμιο αντίκτυπο.
- Για παράδειγμα, εάν η πόλη ή η πολιτεία σας έχει υψηλό ποσοστό μόλυνσης από τον ιό HIV ή υψηλό ποσοστό παχυσαρκίας, θα πρέπει να δώσετε έμφαση στα προβλήματα που θα αντιμετωπίσει η περιοχή σας και όχι στα προβλήματα που προκύπτουν από τη διάγνωση του HIV ή την παχυσαρκία γενικά.
- Θα μπορούσατε λοιπόν να πείτε: «Η πόλη της Φιλαδέλφειας θα πρέπει να πληρώσει 3,5 δισεκατομμύρια δολάρια περισσότερα έξοδα υγειονομικής περίθαλψης τα επόμενα 15 χρόνια λόγω του υψηλού ποσοστού παχυσαρκίας» και όχι «Η παχυσαρκία οδηγεί σε υψηλότερα έξοδα υγειονομικής περίθαλψης».
Βήμα 3. Προσδιορίστε τους στόχους
Οι στόχοι της συνάντησής σας θα καθορίσουν τη μορφή, ποιον προσκαλείτε και πώς θα την προωθήσετε. Ο όρος «δημαρχείο» υποδηλώνει μόνο έναν τύπο συνάντησης όπου οι ανοιχτές ερωτήσεις και απαντήσεις από το κοινό αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης.
Οι στόχοι της συνάντησής σας θα μπορούσαν να είναι ενημερωτικοί, να υποστηρίξετε μια συγκεκριμένη θέση ή να δώσετε σχόλια σε πολιτικούς υποψηφίους. Ενώ οι συνεδριάσεις πολιτικών υποψηφίων και συνηγορίας προσελκύουν πιθανώς τη μεγαλύτερη προσοχή, δεν είναι απαραίτητα οι καλύτερες για το θέμα σας. Για παράδειγμα, εάν η κοινή γνώμη είναι αντίθετη με τους στόχους πολιτικής του οργανισμού σας, μια ενημερωτική συνάντηση θα μπορούσε να είναι μια καλύτερη στρατηγική για την αλλαγή απόψεων που ταιριάζει στις ανάγκες σας
Βήμα 4. Επιλέξτε μια μορφή
Η παραδοσιακή μορφή ενός δημαρχείου είναι μια ομάδα τριών έως πέντε ομιλητών και ένας συντονιστής να κάνει σύντομες εισαγωγές που περιγράφουν λεπτομερώς το υπόβαθρο και τις θέσεις τους. Στη συνέχεια, ένας συντονιστής ανοίγει ερωτήσεις στο κοινό. Ενώ το κοινό μπορεί να θέτει ερωτήσεις σε έναν συγκεκριμένο συμμετέχοντα στην ομάδα, ο συντονιστής θα πρέπει να λειτουργεί ως συντονιστής και, εάν πιστεύει ότι το πρόγραμμα θα προχωρήσει, θέτοντας την ίδια ερώτηση σε πολλούς συμμετέχοντες, θα πρέπει. Άλλες μορφές θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν:
- Μια καθαρή μορφή ερωτήσεων και απαντήσεων. Αυτό μπορεί να είναι καλό για το φόρουμ ενός υποψηφίου.
- Μια ανώνυμη μορφή ερωτήσεων, όπου οι ερωτήσεις υποβάλλονται εκ των προτέρων και ο συντονιστής επιλέγει ποιες ερωτήσεις θα παρουσιάσει στην ομάδα. Αυτή η μορφή μπορεί να είναι καλή για αμφιλεγόμενα θέματα.
Μέρος 2 από 3: Μαζεύουμε τη Συνάντηση Μαζί
Βήμα 1. Επιλέξτε μια τοποθεσία, ημερομηνία και ώρα
Ο χώρος της συνάντησης πρέπει να βρίσκεται σε κεντρική, ουδέτερη, προσβάσιμη τοποθεσία με ειδικές ανάγκες. Εκκλησίες, βιβλιοθήκες, κυβερνητικά κτίρια και κοινοτικά κέντρα είναι όλες καλές επιλογές. Βεβαιωθείτε ότι δεν έρχεται σε σύγκρουση με μια άλλη δημοφιλής εκδήλωση της κοινότητας και πραγματοποιήστε την σε μια στιγμή που πολλοί άνθρωποι θα μπορούν να παρευρίσκονται το Σαββατοκύριακο ή αν κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, το βράδυ.
- Ένας καλός βασικός κανόνας είναι να επιλέγετε πάντα μια τοποθεσία που είναι λίγο πολύ μικρή. Ένας πολυπληθής χώρος δημιουργεί την εντύπωση δραστηριότητας και δημοτικότητας, κάτι που είναι πάντα καλύτερο από το εναλλακτικό.
- Κάντε την εκδήλωση δωρεάν ή με ονομαστικό κόστος, αλλά ενθαρρύνετε τους παρευρισκόμενους να RSVP-μια σελίδα στο Facebook, μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έναν αριθμό τηλεφώνου για κλήση είναι εύκολοι, χαμηλού κόστους τρόποι για να το κάνετε. Ας υποθέσουμε ότι τα δύο τρίτα των "maybes" δεν θα εμφανιστούν.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια εναλλακτική τοποθεσία συνάντησης σε περίπτωση που ο προγραμματισμένος χώρος σας πέσει.
Βήμα 2. Προσκαλέστε συμμετέχοντες στο πάνελ
Οι ομιλητές είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες που συμβάλλουν στην επιτυχία ή την αποτυχία ενός δημαρχείου. Αν και είναι καλύτερο να έχετε αξιοσημείωτα στον πίνακά σας, αυτό δεν είναι πάντα μια επιλογή. Το επόμενο καλύτερο πράγμα είναι να έχετε panelists που εκπροσωπούν αξιόλογους οργανισμούς και/ή panelists με αξιοσημείωτο υπόβαθρο-δίνει στο γεγονός περισσότερη αξιοπιστία.
- Ανατρέξτε στους εκλεγμένους αξιωματούχους, τους ακαδημαϊκούς, τους ηγέτες της εκκλησίας και της κοινότητας και τους παρόχους θεραπείας.
- Αυτός είναι ένας άλλος τομέας όπου μια διαφορετική επιτροπή σχεδιασμού μπορεί να είναι χρήσιμη. Όσο πιο μακριά φτάνετε στους δεσμούς των μελών της κοινότητας σχεδιασμού, τόσο πιο πιθανό είναι να είστε σε θέση να αξιοποιήσετε μια ποικίλη και συναρπαστική ομάδα εμπειρογνωμόνων.
- Μην μειώνετε τον παράγοντα προσωπικότητας όταν προσκαλείτε panelists. Οι ομιλητές θα πρέπει να είναι αρκετά αξιόπιστοι για να οδηγήσουν τον κόσμο στο δημαρχείο, αλλά θα πρέπει να είναι αρκετά συναρπαστικοί ώστε οι άνθρωποι να μιλούν στο δημαρχείο σας πολύ μετά το τέλος του.
Βήμα 3. Προσλάβετε συντονιστή
Οι συντονιστές είναι ένας άλλος σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία ενός δημαρχείου. Ο συντονιστής πρέπει να έχει τον σεβασμό των συμμετεχόντων και του κοινού, μαζί με την ιδιοσυγκρασία για να εκτονώσει τις εντάσεις και να προχωρήσει η συζήτηση.
Σκεφτείτε έναν συντονιστή σαν έναν MC-θα πρέπει να είναι χαρισματικός, αλλά όχι τόσο χαρισματικός ώστε να επισκιάσουν τους συμμετέχοντες στην ομάδα ή να κυριαρχήσουν στη συζήτηση. Μέλη των ΜΜΕ, συνταξιούχοι δικαστές και δικηγόροι και κληρικοί μπορούν να είναι καλοί υποψήφιοι
Βήμα 4. Ενημερώστε τους ομιλητές
Βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές σας γνωρίζουν τη μορφή του δημαρχείου, τους άλλους συμμετέχοντες, την αναμενόμενη συμμετοχή και τα θέματα στην ημερήσια διάταξη. Όσο είναι πρόθυμοι, προετοιμάστε τους να μιλήσουν με τα ΜΜΕ μετά.
Είναι καλή ιδέα να ζητήσετε από τους πανελλήνιους σας να έρθουν σαράντα πέντε λεπτά έως μία ώρα νωρίτερα, ώστε να μπορέσετε να εξερευνήσετε τη μορφή και τα θέματα για τελευταία φορά
Βήμα 5. Συγκεντρώστε ένα προσωπικό
Ορισμένα βασικά στελέχη θα είναι απαραίτητα για να διασφαλίσουν την ομαλή διεξαγωγή της συνάντησης. Θα πρέπει να έχετε κάποιον να μιλήσει με τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, να κάτσει τους καλεσμένους και να μεταδώσει υλικό, όπως ατζέντες συνάντησης, στους ομιλητές και τους καλεσμένους.
Όλες αυτές είναι καλές δουλειές για εθελοντές
Βήμα 6. Προετοιμάστε εκ των προτέρων υλικά
Ανεξάρτητα από το μέγεθος της συνάντησής σας, θα χρειαστείτε κάποιο έντυπο υλικό για να διαβιβαστεί στους επισκέπτες, τον Τύπο και τους συμμετέχοντες στην ομάδα. Ο τύπος της συνάντησης που θα πραγματοποιήσετε θα υπαγορεύσει τους συγκεκριμένους τύπους υλικών. Για παράδειγμα:
- Εάν διοργανώνετε μια ενημερωτική συνάντηση, είναι καλή ιδέα να εκτυπώσετε φυλλάδια ή φυλλάδια που θα αφορούν ορισμένες από τις πληροφορίες που θα καλύψετε στο δημαρχείο. Για παράδειγμα, εάν το πρόβλημά σας είναι ο ιός HIV στην κοινότητά σας, τότε εκτυπώστε ένα φυλλάδιο που περιέχει ορισμένα σημαντικά στατιστικά στοιχεία σχετικά με τον αντίκτυπο του HIV σε τοπικό επίπεδο.
- Ένα δημαρχείο με πολιτικούς υποψηφίους ή αξιωματούχους ενδέχεται να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις θέσεις και τα κόμματα των υποψηφίων ή αξιωματούχων που σχετίζονται με το θέμα της υγείας σας.
Μέρος 3 από 3: Προετοιμασία για τη Συνάντηση
Βήμα 1. Βεβαιωθείτε ότι εμφανίζονται τα μέσα
Ο τύπος είναι καθοριστικός για ένα επιτυχημένο δημαρχείο. Είτε το δημαρχείο επικεντρώνεται στη συνηγορία ζητημάτων, τη διάδοση πληροφοριών ή σε ένα πολιτικό φόρουμ, η φήμη του θα επηρεάσει την επιτυχία αυτών των στόχων και την ικανότητά σας να δημιουργήσετε δημαρχεία στο μέλλον.
- Θα χρειαστεί να γράψετε δελτία τύπου, να προσδιορίσετε τους δημοσιογράφους που καλύπτουν ιστορίες σχετικά με την υγεία, τις υποθέσεις της κοινότητας ή την πολιτική και να επικοινωνείτε μαζί τους ανά τακτά χρονικά διαστήματα.
- Ένα δελτίο τύπου είναι ένα απλό έγγραφο που αποστέλλεται σε οργανισμούς μέσων ενημέρωσης που εξηγεί ένα γεγονός και γιατί είναι αξιοσημείωτο. Τα δελτία τύπου είναι συνήθως λιγότερα από μια σελίδα.
- Οι ειδήσεις αφορούν τα τρέχοντα γεγονότα, οπότε πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε τονίσει στους δημοσιογράφους γιατί το δημαρχείο είναι μια εκδήλωση που πρέπει να καλυφθεί τώρα και όχι αργότερα. Για παράδειγμα, η παχυσαρκία είναι πάντα ένα πρόβλημα, αλλά κάνει είδηση μόνο όταν δημοσιεύεται μια μελέτη που υποτίθεται ότι δείχνει έναν άλλο λόγο για τον οποίο είναι κακή.
Βήμα 2. Απευθυνθείτε σε ομοϊδεάτες οργανισμούς
Τα μέλη της επιτροπής προγραμματισμού σας, οι συμμετέχοντες στην επιτροπή και μέλη σχετικών οργανώσεων που δεν αποτελούν άμεσο μέρος του δημαρχείου πρέπει να καλλιεργηθούν για να δημοσιεύσουν την εκδήλωση.
Μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε πόρους όπως πανεπιστημιουπόλεις, νοσοκομεία και κρατικές υπηρεσίες. Δημοσιεύστε φυλλάδια που δημοσιεύουν την εκδήλωση σε αυτές τις τοποθεσίες. Μπορούν να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε τη συμμετοχή
Βήμα 3. Χτυπήστε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
Μην ξεχνάτε το εκτεταμένο δίκτυο ομάδων θεμάτων στο Facebook και σε άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Μην απευθύνεστε μόνο σε οργανώσεις από τούβλα και κονίαμα με άτομα στο μισθολόγιο. Δημοσιεύστε σε ομάδες Facebook, ιστολόγια και πίνακες μηνυμάτων ενδιαφερόμενων και σχετικών οργανώσεων.
Βεβαιωθείτε ότι οι ομιλητές και τα μέλη σας προωθούν επίσης την εκδήλωση στο Twitter, το Facebook και το Instagram
Βήμα 4. Συνδυάστε πακέτα τύπου
Ένα πακέτο τύπου διακρίνεται από ένα δελτίο τύπου στο ότι είναι ένα πακέτο υλικού που δίνεται στους δημοσιογράφους την ημέρα ενός γεγονότος και όχι μια παρότρυνση να καλύψει ένα γεγονός. Θα πρέπει να περιλαμβάνει:
- Το δελτίο τύπου.
- Βιογραφίες των ομιλητών και των ομιλητών.
- Πληροφορίες σχετικά με το αντικείμενο, συμπεριλαμβανομένων σχετικών μελετών, στατιστικών και προσωπικών ιστοριών των προσβεβλημένων ατόμων.
Βήμα 5. Περιμένετε το απροσδόκητο
Μερικές φορές οι ομιλητές δεν εμφανίζονται. Μερικές φορές διαδηλωτές κατακλύζουν τον χώρο. Μια χιονοθύελλα μπορεί να σαρώνει στην περιοχή από το πουθενά. Ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, πρέπει να προγραμματίσετε για αυτές τις απρόβλεπτες περιπτώσεις, κάνοντας κράτηση εναλλακτικών ηχείων ή προγραμματίζοντας εναλλακτικές ημερομηνίες.
- Εάν το δημαρχείο σας κατακλύζεται από διαδηλωτές, μια αλλαγή στη μορφή μπορεί να είναι κατάλληλη. Εάν η αρχική μορφή είναι ανοιχτή ερώτηση και απάντηση, λάβετε ανωτέρω ερωτήσεις. Εάν οι διαδηλωτές είναι έξω, προσκαλέστε τους και αλλάξτε τη μορφή για να προωθήσετε τις υποβολές ερωτήσεων.
- Σειρά εναλλακτικών ομιλητών από τον οργανισμό σας ή τους συμμετέχοντες οργανισμούς σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί ένα προγραμματισμένο ηχείο. Εάν το δημαρχείο είναι ένα φόρουμ μεταξύ πολιτικών υποψηφίων, τονίστε ανελέητα στα ΜΜΕ-κάτι που θα τους κάνει να ευχηθούν να είχαν εμφανιστεί.
