Οι αλλαγές στις διαδικασίες στο χώρο εργασίας γενικά παράγουν θετικά αποτελέσματα, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα στην εταιρεία ή προωθώντας ένα πιο θετικό εργασιακό περιβάλλον. Η αλλαγή είναι συναρπαστική για όσους προσαρμόζονται εύκολα σε αυτήν, αλλά για ορισμένους υπαλλήλους η αλλαγή μπορεί να είναι άγνωστη, αναστατωτική ή ακόμη και τρομακτική. Μπορεί να δυσκολεύονται να δεχτούν το άγνωστο, προκαλώντας στενοχώρια ή να αναπτύξουν ανησυχίες για την τήρηση των νέων πολιτικών. Ως ηγέτης στον εργασιακό χώρο, είναι δουλειά σας να βεβαιωθείτε ότι οποιαδήποτε μετάβαση πραγματοποιείται όσο το δυνατόν πιο ομαλά. Η εκμάθηση πώς να εισαγάγετε και να εφαρμόζετε νέες διαδικασίες στο χώρο εργασίας θα βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να μεταβούν αποτελεσματικά στις αλλαγές διατηρώντας παράλληλα υψηλό ηθικό στο χώρο εργασίας.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Σχεδιασμός διαδικαστικών αλλαγών
Βήμα 1. Να γνωρίζετε το κόστος
Εάν εφαρμόζετε μια διαδικαστική αλλαγή για εξοικονόμηση χρημάτων τα επόμενα χρόνια, μπορεί να φαίνεται σαφής επιλογή. Αλλά αν αυτή η αλλαγή απαιτεί δαπανηρή εγκατάσταση νέου εξοπλισμού, σημαντική επανεκπαίδευση του προσωπικού ή πρόσληψη νέων υπαλλήλων για να αναλάβουν νέους ρόλους, ίσως χρειαστεί να συγκρίνετε το κόστος για να δείτε εάν υπερτερούν των μακροπρόθεσμων εξοικονομήσεων και οφελών. Συζητήστε με έναν λογιστή σχετικά με το σχετικό κόστος έναντι της μακροπρόθεσμης εξοικονόμησης για να προσδιορίσετε εάν η εταιρεία σας μπορεί να αντέξει οικονομικά να εφαρμόσει αυτές τις αλλαγές ή δοκιμάστε να εκτελέσετε μια απλή ανάλυση κόστους-οφέλους.
- Μια ανάλυση κόστους-οφέλους συγκρίνει το αναμενόμενο κόστος με τα αναμενόμενα οφέλη για να καθορίσει το καλύτερο, πιο οικονομικά αποδοτικό σχέδιο.
- Για να πραγματοποιήσετε μια απλή ανάλυση κόστους-οφέλους, χωρίστε ένα φύλλο χαρτιού σε δύο στήλες. Αναφέρετε τα οφέλη στη μία στήλη και το κόστος στην άλλη στήλη. Συγκρίνετε τις δύο λίστες για να δείτε ποια δράση είναι η πιο επωφελής και οικονομικά αποδοτική.
Βήμα 2. Κάντε εύκολη την εισαγωγή
Ακόμα κι αν οι διαδικαστικές αλλαγές που εισάγετε θα αλλάξουν ριζικά τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας, είναι σημαντικό να κάνετε αυτές τις αλλαγές εύκολες στην εισαγωγή και την εφαρμογή τους. Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να εφαρμόσετε τις νέες αλλαγές σε στάδια ή φάσεις. Με αυτόν τον τρόπο οι εργαζόμενοι θα είναι πιο εύκολο να προσαρμοστούν και να προσαρμοστούν στις νέες διαδικασίες.
Εάν είναι δυνατόν, εφαρμόστε αλλαγές με τρόπο που επιτρέπει στους εργαζόμενους να προσαρμόζονται βήμα προς βήμα. Προσπαθήστε να συγκλονίσετε τις νέες διαδικαστικές αλλαγές για αρκετές εβδομάδες ή και μήνες για να επιτρέψετε τη βέλτιστη προσαρμογή
Βήμα 3. Μετρήστε την επιτυχία του
Πρέπει να γίνουν σημαντικές διαδικαστικές αλλαγές για κάποιο λόγο. Αφού προσδιορίσετε γιατί κάνετε αυτές τις αλλαγές, είναι σημαντικό να βρείτε έναν τρόπο μέτρησης της σχετικής επιτυχίας των αλλαγών. Εάν οι αλλαγές υποτίθεται ότι εξοικονομούν κόστος, τότε κάντε μια σύγκριση κόστους για να αξιολογήσετε πόσο αποτελεσματικές ήταν οι αλλαγές μετά από αρκετούς μήνες. Εάν οι αλλαγές υποτίθεται ότι βελτιώνουν την ικανοποίηση των πελατών, τότε κάντε έρευνες και παρακολουθήστε τον αριθμό των πελατών που επιστρέφουν και οι οποίοι είναι ικανοποιημένοι με τις αλλαγές που έχετε κάνει.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα οικονομικό εργαλείο δωρεάν ή χαμηλού κόστους για να παρακολουθήσετε την επιτυχία της εταιρείας σας πριν και μετά την εφαρμογή των αλλαγών. Μπορείτε να βρείτε δωρεάν εργαλεία στο διαδίκτυο όπως το inDinero ή το Corelytics ή να εγγραφείτε σε μια πιο σε βάθος μηνιαία υπηρεσία από τους ίδιους παρόχους
Βήμα 4. Κάντε ένα σχέδιο διαφυγής
Προφανώς η ελπίδα σας με τις νέες διαδικαστικές αλλαγές είναι ότι θα κάνει τα πράγματα καλύτερα στο χώρο εργασίας. Τι κάνετε όμως αν τελικά συμβεί το αντίθετο; Κάθε καλό σχέδιο για διαδικαστικές αλλαγές θα πρέπει να έχει ένα εφεδρικό σχέδιο ή, αν όλα τα άλλα αποτύχουν, ένα σχέδιο διαφυγής για να εγκαταλείψουμε εντελώς τις αλλαγές.
- Αποφασίστε εάν θα κάνετε προεπιλογή στις παλιές διαδικασίες σε περίπτωση που οι νέες αλλαγές αποτύχουν ή αν θα εφαρμόσετε ένα εφεδρικό σχέδιο. Εάν επιλέξετε ένα εφεδρικό σχέδιο, έχετε συγκεκριμένα σχέδια για κάθε ενδεχόμενο.
- Μπορεί να θέλετε να αποφύγετε να πείτε στους υπαλλήλους σας ότι έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο ή ότι μπορείτε να επιστρέψετε στις παλιές διαδικασίες. Λέγοντάς τους αυτά τα πράγματα μπορεί να σας κάνουν να φαίνεστε αδύναμοι ή αναποτελεσματικοί ως ηγέτες και μπορεί να αυξήσει την αντίσταση των εργαζομένων στις αλλαγές εάν γνωρίζουν ότι αρκετή φωνητική αντίθεση θα επιστρέψει τα πράγματα στην αρχική τους κατάσταση.
Μέρος 2 από 3: Διατήρηση εμπιστοσύνης και ελέγχου
Βήμα 1. Μεταφέρετε το όραμά σας
Εάν πιστεύετε ότι οι διαδικαστικές αλλαγές που κάνετε θα βελτιώσουν την εταιρεία ή/και τον χώρο εργασίας, επικοινωνήστε με αυτό. Ενημερώστε τους υπαλλήλους σας πώς οραματίζεστε την εταιρεία σε ένα χρόνο από τώρα και καθορίστε τις στρατηγικές (συμπεριλαμβανομένων αυτών των διαδικαστικών αλλαγών) που θα σας βοηθήσουν να φτάσετε την εταιρεία εκεί που πιστεύετε ότι πρέπει να είναι.
- Μοιραστείτε το όραμά σας με τους υπαλλήλους σας. Να είστε σαφείς και συνοπτικοί στην περιγραφή του τι θέλετε για την εταιρεία σας.
- Κατανοήστε τους υπαλλήλους σας.
- Ενδυναμώστε τους υπαλλήλους σας αφήνοντάς τους να εκφράσουν τις σκέψεις τους, τις ανησυχίες τους και τη συνολική ανατροφοδότησή τους για τις αλλαγές που προτείνετε. Ωστόσο, μην χάσετε την οργανωτική δομή της εταιρείας σας.
- Αποφασίστε αν θα ήταν καλύτερο να επικοινωνήσετε το όραμά σας και να ανακοινώσετε αλλαγές προσωπικά ή μέσω email. Τα θέματα επείγοντος παραδίδονται καλύτερα προσωπικά και τα γραπτά/μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν εύκολα να αγνοηθούν.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΜΠΕΙΡΩΝ
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Βήμα 2. Πουλήστε την αλλαγή
Ανεξάρτητα από τις διαδικαστικές αλλαγές στο χώρο εργασίας που προσπαθείτε να εφαρμόσετε, μπορεί να μην είναι αρκετό να πείτε απλά στους υπαλλήλους σας "Έτσι θα είναι από εδώ και πέρα". Ως ηγέτης, είναι ο ρόλος σας να ηγηθείτε, και αυτό σημαίνει να αφήσετε τους υπαλλήλους σας πίσω σας 100%. Μόλις ανακοινώσετε τις αλλαγές, πουλήστε τις στους υπαλλήλους σας. Βοηθήστε τους να δουν γιατί αυτές οι αλλαγές είναι καλές για την εταιρεία και, τελικά, καλές για τους εργαζόμενους.
- Ενημερώστε τους εργαζομένους σας για το κίνητρό σας (ή της εταιρείας) για την εφαρμογή αυτών των αλλαγών. Εάν οι αλλαγές θα εξοικονομήσουν χρήματα, τότε πείτε το. Εάν θα δημιουργήσουν ένα καλύτερο εργασιακό περιβάλλον, ενημερώστε τον καθένα. Ανεξάρτητα από το κίνητρο, ξεκαθαρίστε ότι τα πλεονεκτήματα αυτών των αλλαγών θα υπερτερούν του κόστους και των προβλημάτων εφαρμογής.
- Επισημάνετε γιατί ο παλιός τρόπος να κάνετε πράγματα ήταν ακατάλληλος ή αναποτελεσματικός. Η σαφής αντίθεση μπορεί να διευκολύνει τους εργαζόμενους να κατανοήσουν γιατί αυτή η αλλαγή ήταν απαραίτητη.
Βήμα 3. Καταργήστε κάθε αβεβαιότητα
Ένας από τους μεγαλύτερους λόγους που οι εργαζόμενοι αντιστέκονται στην αλλαγή είναι ο φόβος που νιώθουν για το άγνωστο. Εάν υπάρχει κάποια αβεβαιότητα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας της καθημερινής επιχείρησης ή για τους πολύ συγκεκριμένους ρόλους που εσείς και οι υπάλληλοί σας θα παίξετε σε αυτές τις αλλαγές, θα πρέπει να εξαλείψετε αυτές τις αβεβαιότητες. Μπορείτε να το κάνετε αυτό προβλέποντας ερωτήσεις, αμφιβολίες και φόβους που μπορεί να έχουν οι υπάλληλοί σας και ανακουφίζοντάς τα πριν εμφανιστούν.
- Να είστε σχολαστικοί στο σχεδιασμό σας για το πώς θα λειτουργήσει η επιχείρηση και ποιες (αν υπάρχουν) αλλαγές θα προκύψουν στους ρόλους των εργαζομένων σας. Ενημερώστε τους ότι οι ρόλοι τους δεν θα αλλάξουν ή αν οι ρόλοι τους θα επηρεαστούν με οποιονδήποτε τρόπο, τότε να είστε ξεκάθαροι σε αυτό από την αρχή.
- Προσπαθήστε να πλαισιώσετε τις διαδικαστικές αλλαγές με τρόπο ώστε οι εργαζόμενοι να βλέπουν αυτές τις αλλαγές ως βελτίωση του τρόπου εργασίας τους. Εάν αφαιρέσετε την αμφιβολία που περιβάλλει τις ασαφείς διαδικαστικές ανακοινώσεις και επαναδιατυπώσετε αυτές τις αλλαγές ως τρόπο δημιουργίας καλύτερου εργασιακού περιβάλλοντος ή ομαλότερης σειράς εργασιών, οι υπάλληλοί σας πιθανότατα θα είναι πιο εν πλω.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΜΠΕΙΡΩΝ
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Σύμβουλος ποικιλομορφίας, ισότητας και ένταξης
Συμφωνεί ο ειδικός μας:
Καθώς εφαρμόζονται διαδικαστικές αλλαγές και θεσπίζονται νέοι κανόνες ή κατευθυντήριες γραμμές, να είστε σαφείς σχετικά με το ποιες πτυχές της αλλαγής θα είναι αδιαπραγμάτευτες και ποιες έχουν ενσωματωμένη ευελιξία. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε,"
Βήμα 4. Timeρα σωστά
Ορισμένοι επιχειρηματικοί εμπειρογνώμονες συμβουλεύουν ότι ο χρόνος μιας διαδικαστικής ανακοίνωσης μπορεί να είναι ο μεγαλύτερος παράγοντας για την επιβίβαση των εργαζομένων. Δεν υπάρχει σαφής κανόνας για το πότε είναι ο σωστός χρόνος, καθώς κάθε κατάσταση και χώρος εργασίας είναι διαφορετικές, αλλά η επίγνωση του πώς οι αλλαγές επηρεάζουν τους υπαλλήλους σας μπορεί να σας βοηθήσει να χρονομετρήσετε λίγο καλύτερα την ανακοίνωση και την εφαρμογή.
- Εάν οι νέες διαδικασίες απαιτούν πρόσθετη εκπαίδευση, προσπαθήστε να χρονομετρήσετε την εφαρμογή αυτών των διαδικασιών με τρόπο που να δίνει στους υπαλλήλους σας επαρκή χρόνο για να προετοιμαστούν. Για παράδειγμα, μην ανακοινώνετε νέες διαδικασίες την Παρασκευή εάν τεθούν σε ισχύ την επόμενη Δευτέρα. Αυτό μπορεί να απαιτήσει από τους υπαλλήλους να έρθουν το Σαββατοκύριακο για εκπαίδευση ή να προσπαθήσουν να καταλάβουν τα πράγματα την ημέρα που θα ξεκινήσουν οι αλλαγές.
- Εάν είναι δυνατόν, ανακοινώστε τις διαδικαστικές αλλαγές λίγες εβδομάδες πριν πραγματοποιηθούν. Αυτό θα δώσει σε όλους την ευκαιρία να διαβάσουν τις νέες διαδικασίες, να καταλάβουν πώς διαφέρουν από τις παλιές και να μάθουν πώς να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές.
Μέρος 3 από 3: Υλοποίηση αλλαγών
Βήμα 1. Μην χάσετε την ταυτότητα της εταιρείας σας
Οι διαδικαστικές αλλαγές είναι συνήθως καλές, αλλά δεν πρέπει να είναι τόσο ριζικές ώστε οι υπάλληλοί σας να μην αναγνωρίζουν πλέον την εταιρεία - τουλάχιστον όχι από τη μια μέρα στην άλλη. Θυμηθείτε ότι εκτός από την άνεση στο οικείο, πολλοί από τους υπαλλήλους σας μπορεί να είναι πιστοί και αφοσιωμένοι στην εταιρεία για την εικόνα/ταυτότητα ή την αρχική της αποστολή. Είναι εντάξει να μετατοπίζετε αυτές τις πτυχές μέσω ενός μακροπρόθεσμου σχεδίου, αλλά η ριζική αλλαγή σε σύντομο χρονικό διάστημα μπορεί να αποξενώσει ή να ξυπνήσει τους πιο πιστούς υπαλλήλους σας.
Βήμα 2. Αναζητήστε εισαγωγή
Ο βαθμός ικανοποίησης των εργαζομένων σας θα είναι ένας από τους καλύτερους δείκτες για το πόσο αποτελεσματικές ήταν οι αλλαγές. Μερικοί υπάλληλοι, φυσικά, θα αντισταθούν στις αλλαγές ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει, αλλά σε άλλους υπαλλήλους μπορεί να αρέσει η γενική κατεύθυνση, ενώ έχουν επιφυλάξεις για το πώς αυτές οι αλλαγές εφαρμόζονται πραγματικά.
- Ένας εύκολος τρόπος για να εξασφαλίσετε την ικανοποίηση των εργαζομένων και να μετρήσετε τυχόν μελλοντικές αλλαγές που μπορεί να είναι απαραίτητες είναι να ζητήσετε σχόλια από τους εργαζόμενους για τις αλλαγές. Ενημερώστε τους ότι παρόλο που ενδέχεται να μην είστε ανοιχτοί στην αντιστροφή των αλλαγών, εκτιμάτε τη συμβολή και τη συνεργασία των εργαζομένων όταν πρόκειται για τον τρόπο εφαρμογής αυτών των αλλαγών.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια ομάδα εργασίας ή μια επιτροπή για να αναζητήσετε ανατροφοδότηση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται οι αλλαγές και να δώσετε πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι αλλαγές θα μπορούσαν να εφαρμοστούν με μεγαλύτερη επιτυχία.
Βήμα 3. Επιβραβεύστε την απόδοση των εργαζομένων
Ένας τρόπος για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να ενταχθούν στις νέες διαδικαστικές αλλαγές είναι να δημιουργήσετε βραχυπρόθεσμους στόχους για τους υπαλλήλους σας και να επιβραβεύσετε όσους πληρούν αυτούς τους στόχους. Μπορεί να φαίνεται σαν μια ασήμαντη κίνηση, αλλά μπορεί να βοηθήσει στην οικοδόμηση υποστήριξης για τις αλλαγές και να ενσταλάξει μια έντονη επιθυμία για την εφαρμογή αυτών των αλλαγών.
Συμβουλές
- Βάλτε τους υπαλλήλους σας στο σκάφος και εμπλακείτε με αλλαγές στις διαδικασίες το συντομότερο δυνατό.
- Προσπαθήστε να ζητήσετε βοήθεια από τους υπαλλήλους για το τμήμα προγραμματισμού ή υλοποίησης αυτής της διαδικασίας.
- Ενθαρρύνετε την ευελιξία στο χώρο εργασίας. Όσο καλύτερα προσαρμόζονται οι υπάλληλοί σας στις αλλαγές, τόσο πιο εύκολη θα είναι αυτή η διαδικασία για όλους.
