Εάν εργάζεστε σε ιατρικό γραφείο ή ξεκινάτε τη δική σας πρακτική, ο προγραμματισμός ραντεβού με τον ασθενή είναι ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντά σας. Διατηρώντας καλά οργανωμένο το ραντεβού σας θα διασφαλίσετε ότι κανένας ασθενής δεν «χάνεται» στο σύστημα και ότι τόσο οι ασθενείς όσο και οι γιατροί έχουν μια ευχάριστη εμπειρία στο ιατρείο. Εν τω μεταξύ, η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας στο πρόγραμμά σας θα σας επιτρέψει να κλείσετε περισσότερα ραντεβού και να αυξήσετε τα έσοδα του γραφείου σας.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Ρύθμιση συστήματος προγραμματισμού ραντεβού
Βήμα 1. Αφήστε τους ασθενείς να κλείσουν ραντεβού τηλεφωνικά, προσωπικά και διαδικτυακά
Με αυτόν τον τρόπο, θα βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε τους περισσότερους δυνατούς ασθενείς και δεν θα χάσετε τυχόν ασθενείς που δεν μπορούν να κλείσουν ραντεβού με έναν συγκεκριμένο τρόπο. Επιτρέποντας στους ανθρώπους να κλείνουν ραντεβού online, σας επιτρέπει επίσης να επωφεληθείτε από την 24ωρη πρόσβαση στο διαδίκτυο και να αφήσετε τους ασθενείς να κλείσουν ραντεβού μετά τις ώρες.
- Εκτός από αυτήν την πρόσθετη αποτελεσματικότητα, οι ασθενείς αναφέρουν επίσης ότι αισθάνονται πιο άνετα και λιγότερο επιβαρυμένοι από τον διαδικτυακό αυτοπρογραμματισμό παρά από το να κλείνουν ραντεβού μέσω τηλεφώνου.
- Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία λογισμικού προγραμματισμού ραντεβού στο διαδίκτυο που μπορείτε να αγοράσετε για χρήση στο γραφείο σας. Μερικά από τα πιο δημοφιλή λογισμικά περιλαμβάνουν AppointmentPlus, Booker και Thryv. Φυσικά, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε το δικό σας λογισμικό προγραμματισμού εάν έχετε δεξιότητες κωδικοποίησης και ανάπτυξης!
Βήμα 2. Προσφέρετε στους ασθενείς πολλές επιλογές χρονικού διαστήματος για το ραντεβού τους
Θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δίνετε στους ασθενείς σας όσο το δυνατόν περισσότερες επιλογές, ώστε να μπορούν να επιλέξουν το καλύτερο χρονικό διάστημα για το συγκεκριμένο πρόγραμμά τους. Αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά είναι πολύ σημαντικό για να κρατήσετε τους ασθενείς σας ευχαριστημένους και να μειώσετε την πιθανότητα να αναγκαστούν να ακυρώσουν το ραντεβού λόγω μιας χρονικής σύγκρουσης.
Για παράδειγμα, αντί να ρωτήσετε έναν ασθενή εάν η Τρίτη στη 1:00 λειτουργεί για αυτόν, δώστε του την ευκαιρία να επιλέξει οποιαδήποτε διαθέσιμη χρονική υποδοχή που λειτουργεί για αυτόν, όπως την Τρίτη από 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, ή 4: 00-5: 00
Βήμα 3. Καταργήστε τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε προγραμματισμένου ασθενούς
Θα πρέπει να είστε σε θέση να επικοινωνήσετε μαζί τους για να τους υπενθυμίσετε ένα επικείμενο ραντεβού ή να προγραμματίσετε ξανά την επόμενη κράτησή τους. Βεβαιωθείτε ότι ζητάτε τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του ατόμου κατά την πρώτη κράτηση του ραντεβού τους.
Εάν το άτομο κλείσει το ραντεβού αυτοπροσώπως ή τηλεφωνικά, απλά ζητήστε του αυτές τις πληροφορίες. Εάν κλείσουν το ραντεβού τους online, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια περιοχή στην ηλεκτρονική σας πύλη για πληροφορίες επικοινωνίας με τον ασθενή
Βήμα 4. Στείλτε υπενθυμίσεις στους ασθενείς την ημέρα πριν από το ραντεβού τους
Εάν οι ασθενείς ξεχάσουν την ώρα του ραντεβού τους και δεν εμφανιστούν, αυτό οδηγεί σε ένα τεράστιο μπλοκ χαμένου χρόνου στο πρόγραμμά σας. Η χρήση υπενθυμίσεων μειώνει τον κίνδυνο αποτυχίας των ασθενών να εμφανιστούν στα ραντεβού τους και έτσι βοηθά στην αποφυγή αυτής της σπατάλης χρόνου.
- Η κλήση ή η αποστολή μηνυμάτων σε ασθενείς είναι ο καλύτερος τύπος υπενθύμισης, καθώς είναι πιο πιθανό να παρατηρήσουν μια εισερχόμενη κλήση ή κείμενο παρά να δουν ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε σύντομο χρονικό διάστημα.
- Η χρήση ενός συστήματος υπενθύμισης μπορεί επίσης να αυξήσει την ακύρωση και τον επαναπρογραμματισμό ανεπιθύμητων ραντεβού, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει τους ασθενείς να αισθάνονται περισσότερο υπό έλεγχο και ως εκ τούτου πιο ικανοποιημένοι από τους χρόνους ραντεβού τους.
Βήμα 5. Έχετε έναν καθορισμένο προγραμματιστή ραντεβού για το γραφείο σας
Εάν δεν είστε μόνο υπεύθυνοι για τη διατήρηση του προγράμματος ραντεβού για το γραφείο σας, προσλάβετε ή ορίστε κάποιον ως τον κύριο προγραμματιστή ραντεβού. Η τοποθέτηση της ευθύνης για τον προγραμματισμό ραντεβού με 1 άτομο θα επιτρέψει μια πιο τακτοποιημένη διαδικασία προγραμματισμού και θα οδηγήσει σε ένα πρόγραμμα που αντικατοπτρίζει καλύτερα τις ανάγκες των ασθενών και τις προτιμήσεις των μεμονωμένων γιατρών.
Για παράδειγμα, εάν 1 άτομο είναι υπεύθυνο για τον προγραμματισμό ραντεβού, μπορεί να επικεντρωθεί σε πράγματα όπως η αντιστοίχιση συγκεκριμένων ασθενών ή καταστάσεων με συγκεκριμένους γιατρούς, αντί να μοιράσει την προσοχή του σε διάφορες εργασίες
Μέθοδος 2 από 3: Δοκιμασία ασθενών εντός του χρονοδιαγράμματος
Βήμα 1. Ομαδοποιήστε ασθενείς με παρόμοιες καταστάσεις ή προβλήματα την ίδια ημέρα
Οι γιατροί εκτιμούν γενικά τη θεραπεία παρόμοιων ασθενών πλάτη με πλάτη, καθώς προσθέτει συνέπεια στη δουλειά τους και τους βάζει σε μια πιο εστιασμένη ιατρική νοοτροπία. Έτσι, η οργάνωση του ωραρίου ραντεβού σας με αυτόν τον τρόπο θα κάνει τους γιατρούς στο ιατρείο σας πιο ευτυχισμένους και θα επιτρέψει στους ασθενείς σας να λάβουν πιο αποτελεσματική θεραπεία.
Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλοί ασθενείς που προγραμματίζουν ραντεβού για δερματικές παθήσεις κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης εβδομάδας, προσπαθήστε να το ρυθμίσετε έτσι ώστε τα ραντεβού τους να πέφτουν όλα την ίδια ημέρα της εβδομάδας
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ένα χρονοδιάγραμμα για να δώσετε προτεραιότητα στα ραντεβού με βάση τη σοβαρότητα
Το διάγραμμα θα πρέπει να περιλαμβάνει κριτήρια όπως αναφερόμενα συμπτώματα, επείγοντα ραντεβού και διάρκεια ραντεβού. Όταν προσθέτετε ένα νέο ραντεβού στο πρόγραμμα, ανατρέξτε σε αυτό το γράφημα για να καθορίσετε εάν θα κλείσετε το ραντεβού την ίδια ημέρα, τις επόμενες ημέρες ή μέσα στις επόμενες εβδομάδες.
- Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο καλέσει να κλείσει ραντεβού και αναφέρει συμπτώματα όπως έντονος πόνος και δύσπνοια, εντάξτε το στο πρόγραμμα το συντομότερο δυνατό, καθώς η κατάστασή του μπορεί να είναι πολύ σοβαρή.
- Εάν δεν υπάρχει χώρος στο πρόγραμμα για να δείτε κάποιον με επείγουσα κατάσταση αμέσως και πρέπει να προγραμματίσετε εκ νέου το ραντεβού ενός άλλου ασθενούς, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το γράφημα για να καθορίσετε ποια ραντεβού μπορούν να αναβληθούν.
Βήμα 3. Αποφύγετε τη διπλή κράτηση νέων ασθενών και ασθενών με σύνθετα ζητήματα
Αυτά τα ραντεβού θα απαιτήσουν περισσότερο χρόνο και προσοχή από ό, τι θα χρειαστούν οι ασθενείς που επιστρέφουν. Αντ 'αυτού, προγραμματίστε ασθενείς που «εργάζονται» που απαιτούν λίγη προσοχή παράλληλα με νέους ασθενείς, έτσι ώστε οι νοσηλευτές να μπορούν να πραγματοποιήσουν τον αρχικό έλεγχο σε έναν νέο ασθενή ενώ ο γιατρός συνεργάζεται με τον ασθενή που εργάζεται.
- Αν και η διπλή κράτηση με αυτόν τον τρόπο μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε περισσότερους ασθενείς σε μια μέρα, μπορεί να σας οδηγήσει σε προβλήματα όταν προκύψουν απροσδόκητες συνθήκες. Κρατήστε τη διπλή κράτηση στο ελάχιστο για να αποφύγετε προβλήματα στη γραμμή.
- Ο προγραμματισμός ασθενών που εργάζονται είναι επίσης ένα καλό μέσο για τη δοκιμή ασθενών με βάση τις ανάγκες τους και αφήνοντας περισσότερο χώρο ραντεβού για εκείνους με σοβαρότερα προβλήματα.
Βήμα 4. Προγραμματίστε το πρόγραμμά σας γύρω από εποχιακές διακυμάνσεις στις ανάγκες των ασθενών
Με βάση τα δημογραφικά στοιχεία της πελατείας σας, πιθανότατα θα βλέπετε πολλά ραντεβού να κλείνονται την ίδια εποχή του χρόνου σε τακτική βάση. Χρησιμοποιήστε την προηγούμενη εμπειρία για να προβλέψετε αυτές τις εποχιακές διακυμάνσεις και αφήστε επαρκή χώρο στο πρόγραμμα για να καλύψετε τις ανάγκες των ασθενών σας.
- Για παράδειγμα, μπορεί να δείτε μεγάλο αριθμό ατόμων που προγραμματίζουν ελέγχους για τα παιδιά τους στην αρχή ενός νέου σχολικού έτους, κάτι που θα απαιτήσει από εσάς να προσπαθείτε να αφήνετε χώρο για αυτά τα ραντεβού πριν και μετά το σχολείο κάθε μέρα.
- Σε γενικές γραμμές, οι πιο πολυσύχναστες εποχές του χρόνου για τα ιατρεία περιλαμβάνουν την έναρξη μιας νέας σχολικής χρονιάς (δηλ. Τον Αύγουστο), την περίοδο των αλλεργιών (δηλαδή τον Απρίλιο-Ιούνιο) και την εποχή της γρίπης (δηλ. Οκτώβριο-Φεβρουάριο).
Μέθοδος 3 από 3: Διατήρηση ενός αποτελεσματικού χρονοδιαγράμματος ραντεβού
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα εβδομαδιαίο χρονοδιάγραμμα για να οργανώσετε το πρόγραμμά σας
Το χρονολόγιό σας πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες όπως πόσους ασθενείς χρειάζεται να προγραμματίζει το ιατρείο σας κάθε εβδομάδα, πόσες ώρες μπορούν να εργαστούν τα μέλη του προσωπικού και πόσες ημέρες μπορεί να περιμένει ένας ασθενής πριν δει έναν γιατρό. Έχοντας αυτές τις πληροφορίες στο χρονοδιάγραμμά σας θα σας βοηθήσει να εξισορροπήσετε τις ανάγκες των ασθενών με αυτές των εργαζομένων στο γραφείο σας.
Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι έχετε προγραμματίσει ήδη αρκετούς ασθενείς για να καλύψουν τις ανάγκες του ιατρείου σας για μία εβδομάδα, μπορείτε στη συνέχεια να δώσετε προτεραιότητα στον προγραμματισμό ασθενών που δεν έχουν επείγουσες συνθήκες κατά την επόμενη εβδομάδα
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τροποποιημένο προγραμματισμό κυμάτων για να αποφύγετε τη συσσώρευση ασθενών
Σε αυτό το μοντέλο προγραμματισμού, τα ραντεβού των ασθενών ομαδοποιούνται κοντά στην αρχή της ώρας και το τέλος της ώρας παραμένει ανοιχτό. Με τέτοιου είδους χρονοδιαγράμματα, ο ανοιχτός χώρος στο τέλος της ώρας λειτουργεί ως buffer όταν τα ραντεβού διαρκούν περισσότερο από το αναμενόμενο ή προκύπτουν άλλες απρόβλεπτες συνθήκες.
- Το τροποποιημένο μοντέλο προγραμματισμού κυμάτων θα μειώσει δραστικά τους χρόνους αναμονής των ασθενών, οδηγώντας έτσι σε μεγαλύτερη συνολική ικανοποίηση των ασθενών.
- Εάν έχετε άδειο χρόνο στο τέλος της ώρας, μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε για να καλύψετε άλλες εργασίες στο γραφείο, όπως την υποβολή εγγράφων, τις τηλεφωνικές κλήσεις ή ακόμη και τη διεξαγωγή συναντήσεων προσωπικού.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε μια λίστα αναμονής για να αποφύγετε να χάσετε χώρο στο πρόγραμμα μετά από μια ακύρωση
Έχοντας μια λίστα αναμονής, μπορείτε να προσθέσετε ασθενείς στο πρόγραμμα την τελευταία στιγμή, εάν ακυρωθεί ένα προηγούμενο προγραμματισμένο ραντεβού. Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τον χρόνο και τα έσοδα που θα χάσει το γραφείο σας όταν ένας ασθενής σας ακυρώσει.
Δημιουργήστε τη λίστα αναμονής σας σε ψηφιακή μορφή και ρυθμίστε την έτσι ώστε να μπορείτε να στείλετε άμεσα ένα κείμενο ή ένα email στους ασθενείς της λίστας όταν ανοίξει μια υποδοχή προγραμματισμού. Αυτό είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από το να πρέπει να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά με τους ασθενείς στη λίστα
Βήμα 4. Ορίστε τις ώρες άφιξης 20 λεπτά νωρίτερα από τις ώρες ραντεβού
Αυτό θα δώσει στο προσωπικό στο σταθμό check-in άφθονο χρόνο για να συγκεντρώσει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες από έναν ασθενή πριν από το προγραμματισμένο ραντεβού τους με τον γιατρό. Η οργάνωση των ωρών ραντεβού με αυτόν τον τρόπο αποτρέπει τα είδη καθυστερήσεων που μπορούν να αποβάλλουν το πρόγραμμα μιας ολόκληρης ημέρας.
