Τα προσωπικά αρχεία μπορούν εύκολα και γρήγορα να οργανωθούν. Όσο πιο ανοργάνωτα γίνονται τα αρχεία σας, τόσο πιο δύσκολο θα είναι να τα βρείτε ξανά στο μέλλον. Για να διευκολύνετε την εύρεση και την αποθήκευση των προσωπικών σας αρχείων, θα χρειαστεί να αφιερώσετε λίγο χρόνο και να τα οργανώσετε σωστά. Το ακριβές σύστημα που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από εσάς. Ωστόσο, υπάρχουν μερικές βασικές μέθοδοι προσωπικής οργάνωσης αρχείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσουν να τακτοποιήσετε τα αρχεία σας.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Χρήση των βασικών μεθόδων οργάνωσης
Βήμα 1. Κρατήστε το απλό
Το θέμα της δημιουργίας συστήματος αρχειοθέτησης είναι να κάνετε τα πράγματα πιο εύκολα για τον εαυτό σας. Θα θέλετε να αποφύγετε να κάνετε το σύστημά σας υπερβολικά περίπλοκο ή μπερδεμένο. Διατηρώντας το σύστημά σας όσο το δυνατόν πιο απλό, θα σας βοηθήσει να αρχειοθετήσετε ή να ανακτήσετε ό, τι έγγραφα μπορεί να χρειαστείτε για να εργαστείτε.
- Καταχωρήστε μόνο ό, τι χρειάζεστε. Η υπερβολική αποθήκευση μπορεί να κάνει το σύστημά σας ακατάστατο και δύσκολο στη χρήση.
- Αποφύγετε την περιττή πολυπλοκότητα στο σύστημα αρχείων σας.
- Πετάξτε τα αρχεία που είστε σίγουροι ότι δεν χρειάζεστε πλέον.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τη σωστή ποσότητα βάθους στο σύστημά σας
Μπορεί να είναι δελεαστικό να δημιουργήσετε πολλές διαφορετικές κατηγορίες και υποκατηγορίες για να χωρέσουν τα αρχεία σας. Ωστόσο, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε κατηγορίες ευρέως επιπέδου και να χρησιμοποιήσετε μόνο όσες χρειάζεστε απόλυτα. Η δημιουργία πάρα πολλών κατηγοριών μπορεί να οδηγήσει σε ένα ακατάστατο και αναποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει τη σωστή ποσότητα οργανωτικού βάθους στο σύστημά σας για να συνεχίσετε να λειτουργεί ομαλά.
- Αποφύγετε να δημιουργήσετε υπερβολικά λεπτομερείς υποκατηγορίες για το σύστημά σας. Για παράδειγμα, το "Αποδείξεις, Φαγητό, readωμί" θα ήταν πολύ λεπτομερές για να είναι χρήσιμο.
- Η απλή κατηγορία για μηνιαίες ή εβδομαδιαίες αποδείξεις μπορεί να είναι πιο κατάλληλη για το σύστημα αρχειοθέτησης.
- Η ύπαρξη ενός τμήματος για πελάτες και στη συνέχεια η τακτοποίησή τους με αλφαβητική σειρά είναι ένα αποτελεσματικό επίπεδο βάθους.
Βήμα 3. Κάντε εύκολη την εύρεση των αρχείων σας
Το σύστημά σας αρχειοθέτησης θα ωφεληθεί σημαντικά από το να έχετε προφανή οπτικά στοιχεία που σας ενημερώνουν πού ακριβώς αποθηκεύεται κάτι. Το να καταστήσετε προφανείς τις ενότητες του συστήματος αρχείων σας θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε γρήγορα ένα στοιχείο ή ένα αρχείο μακριά. Λάβετε υπόψη μερικές από αυτές τις συμβουλές όταν ξεχωρίζετε τα αρχεία σας:
- Χρησιμοποιήστε έγχρωμους φακέλους για να υποδείξετε ορισμένες κατηγορίες ή ενότητες.
- Δοκιμάστε να κρατήσετε μια εύχρηστη λίστα με τα χρώματα και τις κατηγορίες που έχετε εκχωρήσει σε αυτά.
- Χρησιμοποιήστε έναν ετικετογράφο για να επισημάνετε με σαφήνεια τα αρχεία σας.
- Παρακολουθήστε την περικοπή των φακέλων σας. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε μόνο έναν κομμένο φάκελο για κάθε κατηγορία ή ενότητα.
Βήμα 4. Σκεφτείτε τους τύπους των κοντέινερ αρχείων που θα χρειαστείτε
Προτού μπορέσετε να οργανώσετε τα αρχεία σας, θα πρέπει να βρείτε κάτι για να τα τοποθετήσετε. Ο ακριβής τύπος κοντέινερ αρχείων που χρησιμοποιείτε θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των αρχείων που πρέπει να αποθηκεύσετε, πόσο σημαντικά είναι, τις διαστάσεις των εγγράφων και τη συχνότητα με την οποία έχετε πρόσβαση σε αυτά. Ρίξτε μια ματιά σε μερικές από αυτές τις συμβουλές για να πάρετε μια ιδέα για το ποια κοντέινερ αρχείων μπορεί να είναι κατάλληλα για εσάς:
- Εάν πρέπει να αποθηκεύσετε πολύ σημαντικά έγγραφα, σκεφτείτε να αγοράσετε πυρίμαχο δοχείο αποθήκευσης.
- Η εύρεση της σφραγίδας των εργαστηριακών αναδόχων σε ένα δοχείο μπορεί να υποδείξει ότι το δοχείο θα προστατεύσει τα αρχεία σας για περίπου μία ώρα σε φωτιά με θερμοκρασίες 1700 βαθμών Φαρενάιτ.
- Για κανονικά αρχεία, μπορεί να θέλετε να αγοράσετε ένα βασικό γραφείο αρχειοθέτησης. Για ευαίσθητα ή εμπιστευτικά αρχεία, σκεφτείτε να αγοράσετε ένα πιο ασφαλές γραφείο αρχειοθέτησης ή ένα χρηματοκιβώτιο.
- Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το δοχείο αρχειοθέτησης έχει αρκετό χώρο για να χωρέσει όλα τα αρχεία σας.
- Εάν έχετε έγγραφα ασυνήθιστου μεγέθους, ελέγξτε ότι θα μπορούν να χωρέσουν στο δοχείο αποθήκευσης. Για παράδειγμα, έγγραφα νομικού μεγέθους ενδέχεται να επηρεάσουν το μέγεθος του φακέλου που απαιτείται καθώς και τις διαστάσεις αποθήκευσης.
Μέρος 2 από 4: Οργάνωση των εγγράφων σας
Βήμα 1. Συγκεντρώστε όλα τα έγγραφά σας
Πριν ξεκινήσετε την οργάνωση των εγγράφων σας, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα έγγραφά σας μπροστά σας. Μην ανησυχείτε για το πώς οργανώνονται ή ταξινομούνται τα αρχεία σας ακόμα. Προς το παρόν, συγκεντρώστε όλα τα έγγραφα που πιστεύετε ότι πρέπει να αποθηκευτούν και ετοιμαστείτε να τα ταξινομήσετε.
- Βγάλτε παλαιότερα έγγραφα που έχετε ήδη ταξινομήσει. Μπορεί να θέλετε να τα αναδιατάξετε ώστε να ταιριάζουν με το νέο σύστημα που δημιουργείτε.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε συλλέξει όλα τα πρόσφατα έγγραφά σας και είναι έτοιμα για ταξινόμηση.
Βήμα 2. Ταξινομήστε τα αρχεία σας σε ενεργά και αρχεία αρχειοθέτησης
Όταν οργανώνετε τα αρχεία σας, μπορεί να είναι χρήσιμο να τα διαμορφώσετε σε δύο κύριες κατηγορίες: ενεργά αρχεία με τα οποία πρέπει να εργαστείτε και αρχεία αρχειοθέτησης που πρέπει να αποθηκεύσετε μακριά. Αυτό θα σας βοηθήσει να έχετε πρόσβαση στα αρχεία που χρησιμοποιείτε συχνότερα και να αποθηκεύετε τακτοποιημένα τα αρχεία στα οποία δεν θα χρειάζεστε άμεση πρόσβαση.
- Τα ενεργά αρχεία είναι έγγραφα στα οποία πρέπει να απευθύνεστε, να αναφέρετε ή να έχετε πρόσβαση συχνά.
- Τα αρχεία αρχειοθέτησης είναι έγγραφα που δεν θα χρειαστείτε στο εγγύς μέλλον, αλλά πρέπει να τα αποθηκεύσετε.
Βήμα 3. Δημιουργήστε και επισημάνετε τις σωστές κατηγορίες για το σύστημά σας
Αφού συγκεντρώσετε τα αρχεία σας σε ένα μέρος, μπορείτε να κάνετε γρήγορη απογραφή τους. Ενώ ελέγχετε τα αρχεία σας, λάβετε υπόψη τις γενικές κατηγορίες που ενδέχεται να ταιριάζουν. Γράψτε αυτές τις κατηγορίες για να δημιουργήσετε το βασικό οργανωτικό σύστημα που θα χρησιμοποιείτε για τα αρχεία σας. Ρίξτε μια ματιά σε μερικές από αυτές τις κοινές κατηγορίες για να πάρετε μια ιδέα για το ποιες μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε:
- Νομικά αρχεία με υποκατηγορίες όπως πιστοποιητικά γέννησης, πιστοποιητικά θανάτου ή έγγραφα γάμου.
- Οικονομικά έγγραφα που καλύπτουν προηγούμενες οικονομικές περιλήψεις, στοιχεία πιστωτικής κάρτας, πιστωτικές εκθέσεις ή ετήσιες οικονομικές περιλήψεις.
- Αρχεία ακινήτων.
- Προσωπικά έγγραφα όπως διπλώματα, αρχεία εργασίας, αρχεία υγείας και ασφαλιστήρια συμβόλαια.
Βήμα 4. Αποθηκεύστε μακροπρόθεσμα έγγραφα αποθήκευσης
Τοποθετήστε έγγραφα που έχετε επισημάνει ως αρχεία αρχειοθέτησης στο μακροπρόθεσμο δοχείο αποθήκευσης. Αυτά τα αρχεία δεν θα έχουν συχνά πρόσβαση, οπότε βεβαιωθείτε ότι τοποθετούνται στις κατάλληλες κατηγορίες τους στο σύστημα αρχειοθέτησης για μετέπειτα ανάκτηση. Τα αρχεία αρχειοθέτησης θα αποτελούν πιθανώς την πλειοψηφία των αρχειοθετημένων και οργανωμένων εγγράφων σας.
- Η μακροπρόθεσμη αποθήκευση μπορεί να χωριστεί σε δύο επιπλέον κατηγορίες: μόνιμα αρχεία και "νεκρά" αρχεία.
- Τα μόνιμα αρχεία ενδέχεται να περιλαμβάνουν εκπαιδευτικά έγγραφα, έγγραφα απασχόλησης ή άλλα σημαντικά έγγραφα στα οποία μπορεί να χρειαστείτε ακόμη πρόσβαση.
- Τα αρχεία "Dead" είναι έγγραφα στα οποία μπορεί να μην χρειαστεί να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση. Τα παλιά φορολογικά αρχεία ενδέχεται να εντάσσονται σε αυτήν την κατηγορία. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι οι φορολογικές δηλώσεις πρέπει να διατηρούνται για επτά χρόνια.
Βήμα 5. Τοποθετήστε τα τρέχοντα έγγραφά σας στην ενότητα ενεργών εγγράφων
Τα έγγραφα που θα χρησιμοποιείτε συχνά ή θα πρέπει ακόμα να ελέγξετε, θα πρέπει να τοποθετηθούν στην ενότητα ενεργών εγγράφων σας. Αυτή η ενότητα στο σύστημα αρχειοθέτησης σας θα σας επιτρέψει να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα που δεν είναι αρκετά έτοιμα για αρχειοθέτηση. Ακολουθούν οι τέσσερις πιο συνηθισμένες κατηγορίες ενεργών εγγράφων που μπορεί να εξετάσετε τη χρήση:
- Έγγραφα που χρειάζονται ακόμη την προσοχή σας.
- Έγγραφα που πρέπει ακόμα να διαβάσετε ή να ελέγξετε.
- Λογαριασμοί που πρέπει ακόμα να πληρώσετε.
- Έγγραφα που είναι έτοιμα να μεταφερθούν σε μακροπρόθεσμη αποθήκευση.
Μέρος 3 από 4: Οργάνωση ηλεκτρονικών αρχείων
Βήμα 1. Ξεκινήστε με ευρείες κατηγορίες και μετά γίνετε πιο συγκεκριμένοι
Ακριβώς όπως με τα φυσικά σας αρχεία, θα θέλετε να ξεκινήσετε με τις ευρύτερες κατηγορίες στις οποίες ταιριάζουν τα αρχεία σας. Για παράδειγμα, εάν είστε ανεξάρτητος ανάδοχος, ίσως θελήσετε να οργανώσετε τα αρχεία σας από τον εργοδότη. Δηλαδή, δημιουργήστε έναν φάκελο για καθένα από αυτά. Στη συνέχεια, θα πρέπει να χωρίσετε τα αρχεία σας σε κάθε ευρεία κατηγορία σε μικρότερα. Αυτό σημαίνει ότι οι φάκελοι εργοδότη θα μπορούσαν να χωριστούν περαιτέρω σε διαφορετικούς φακέλους που περιέχουν πληροφορίες για κάθε έργο με αυτόν τον εργοδότη.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να μείνετε συνεπείς σε κάθε ευρεία κατηγορία. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση των αρχείων σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε ο υποφάκελος για κάθε έργο να περιέχει αρχεία όπως "έγγραφα έργου", "χρέωση" και "επικοινωνίες".
- Μπορείτε επίσης να οργανώσετε φακέλους σε γενικές γραμμές ανά έτος, αν αυτό φαίνεται ευκολότερο ή πιο σχετικό με τα αρχεία σας.
Βήμα 2. Σάρωση ή λήψη αρχείων που δεν έχετε ήδη ηλεκτρονικά
Μπορεί να είναι επωφελές να αποθηκεύονται όλα τα αρχεία σας ηλεκτρονικά σε ένα μέρος. Παρά τον απαιτούμενο χρόνο, θα πρέπει να προσπαθήσετε να σαρώσετε όσο το δυνατόν περισσότερα φυσικά έγγραφά σας, ώστε να μπορούν να αποθηκευτούν και να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας ηλεκτρονικά. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατεβάσει όλα τα αρχεία που βρίσκονται online σε άλλα μέρη, σε περίπτωση που ο ιστότοπος φιλοξενίας γίνει απρόσιτος όταν χρειάζεστε ξανά τα αρχεία. Οργανώστε αυτά τα αρχεία όπως θα κάνατε σε οποιοδήποτε άλλο.
Βήμα 3. Δώστε συγκεκριμένα ονόματα στα αρχεία σας
Τα ονόματα αρχείων πρέπει να είναι εύκολα κατανοητά και μοναδικά. Δηλαδή, θα πρέπει να μπορείτε να δείτε τα ονόματα των αρχείων σας και να γνωρίζετε αμέσως τι περιέχεται σε αυτά. Δοκιμάστε να συμπεριλάβετε μια ημερομηνία, ένα σημαίνον των φακέλων που θα περιέχουν το αρχείο και έναν μεμονωμένο περιγραφέα. Για παράδειγμα, ένα αρχείο χρέωσης που δημιουργήθηκε τον Ιούνιο του 2016 για τον πελάτη σας X Corp μπορεί να ονομάζεται "0616_XCorp_Invoice_2". Αυτό θα σας επιτρέψει να γνωρίζετε ακριβώς τι περιέχει το αρχείο χωρίς να αφιερώσετε χρόνο για να το ανοίξετε.
Όποιο σύστημα και αν χρησιμοποιείτε για να ονομάσετε τα αρχεία σας, απλώς φροντίστε να το κάνετε με συνέπεια. Μόλις επιλέξετε ένα σύστημα, κολλήστε με αυτό. θα είναι δύσκολο να επιστρέψετε και να μετονομάσετε όλα τα αρχεία σας αργότερα
Βήμα 4. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας τακτικά
Ο πρωταρχικός κίνδυνος της ηλεκτρονικής φύλαξης αρχείων είναι ότι οι πληροφορίες σας είναι ευάλωτες σε απώλεια λόγω ατυχήματος υπολογιστή. Να είστε προετοιμασμένοι για αυτό, δημιουργώντας τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας σε μια διαδικτυακή υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, CD ή εξωτερικό σκληρό δίσκο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επισημάνει αυτές τις συσκευές αποθήκευσης τόσο καθαρά όσο έχετε επισημάνει τα αρχεία σας. Εάν έχετε εξωτερική μονάδα δίσκου ή CD, σκεφτείτε να τα φυλάξετε σε ασφαλές μέρος μακριά από την κύρια κατοικία σας για να αποφύγετε την πλήρη απώλεια από πυρκαγιά ή φυσική καταστροφή.
Μέρος 4 από 4: Διατήρηση του συστήματος αρχειοθέτησης
Βήμα 1. Συνεχίστε με το σύστημά σας
Αφού δημιουργήσετε το σύστημα πλήρωσης, θα θέλετε να συνεχίσετε να το χρησιμοποιείτε όπως είχατε σκοπό. Το να καθυστερήσετε, να αγνοήσετε τα στοιχεία που πρέπει να καταχωρήσετε ή να καταχωρίσετε εσφαλμένα τα στοιχεία, μπορούν να αναιρέσουν τη σκληρή δουλειά που έχετε καταβάλει. Βεβαιωθείτε ότι συμβαδίζετε με το σύστημα αρχειοθέτησης για να συνεχίσετε να λειτουργεί για εσάς.
- Περιστασιακά η αναζήτηση αρχείων που δεν είναι σωστά μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε το σύστημα σε τάξη.
- Μην παραμελείτε την κατάθεση των ενεργών εγγράφων σας στο χώρο αποθήκευσης αρχείων.
Βήμα 2. Αφαιρέστε τα παλιά αρχεία
Ορισμένα αρχεία είναι απαραίτητα για αποθήκευση μακριά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ωστόσο, το σύστημα αρχειοθέτησης θα είναι πεπερασμένου μεγέθους και θα απαιτεί από εσάς να αφαιρείτε τακτικά αρχεία που δεν χρειάζονται πλέον. Η τακτική απομάκρυνση του συστήματος αρχείων σας θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε το σύστημα σε τάξη και να λειτουργεί σωστά.
- Πολλά παλιά οικονομικά έγγραφα θα πρέπει να αποθηκευτούν για χρόνια.
- Οι παλιοί προϋπολογισμοί, οι οικονομικές καταστάσεις ή οι ετήσιες πολιτικές μπορεί να χρειαστεί να αποθηκευτούν μόνο για ένα έτος.
- Η αφαίρεση παλιών αρχείων θα δημιουργήσει χώρο για τα εισερχόμενα έγγραφα.
- Η απαλλαγή από αρχεία που δεν είναι απαραίτητα θα διευκολύνει την εύρεση εγγράφων που χρειάζεστε.
- Το ίδιο ισχύει και για τα ηλεκτρονικά αρχεία. Διαγράψτε τυχόν διπλότυπα, παρωχημένα ή περιττά έγγραφα από προηγούμενα έργα.
Βήμα 3. Αρχειοθετήστε παλιά ηλεκτρονικά αρχεία
Παλιά αρχεία που εξακολουθούν να είναι σχετικά ή μπορεί κάποια μέρα να παραπεμφθούν μπορούν να αρχειοθετηθούν. Αυτό σημαίνει ότι τα αποθηκεύετε μακριά από το τυπικό σας σύστημα αρχειοθέτησης, αλλά τα διατηρείτε οργανωμένα και προσβάσιμα. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια πρόσθετη ευρεία κατηγορία για αρχειοθετημένα αρχεία. Μετακινήστε αρχεία που δεν χρησιμοποιούνται σε αυτόν τον φάκελο με άθικτη τη μορφοποίηση του υποφακέλου τους. Εάν θέλετε να κρατήσετε τα αρχειοθετημένα αρχεία μακριά από την οθόνη του αρχείου σας, δοκιμάστε να τοποθετήσετε ένα "z" μπροστά από το όνομα του αρχείου, έτσι ώστε να πάει στο κάτω μέρος της αλφαβητικής σειράς αρχείων. Για παράδειγμα, μπορείτε να το ονομάσετε "z_archive" ή κάτι παρόμοιο.
Βήμα 4. Βελτιώστε το σύστημα αρχειοθέτησης
Η τακτοποίηση των αρχείων σας και η διατήρησή τους με αυτόν τον τρόπο μπορεί να είναι χρήσιμα όταν πρόκειται για την προσωπική σας οργάνωση. Ωστόσο, θα υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης στο σύστημα αρχειοθέτησής σας. Καθώς συνεχίζετε να εργάζεστε με το σύστημα αρχειοθέτησης, προσέξτε τυχόν βελτιώσεις που μπορείτε να κάνετε για να το κάνετε ακόμα πιο αποτελεσματικό.
- Μπορεί να θέλετε να απαλλαγείτε από κατηγορίες που δεν φαίνεται να χρησιμοποιείτε.
- Οι κατηγορίες που φαίνεται να χρησιμοποιούνται υπερβολικά μπορεί να πρέπει να αναλυθούν σε μικρότερες κατηγορίες.
