Σύμφωνα με τον νόμο για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία (OSHA), οι υπάλληλοί σας έχουν το δικαίωμα να σας παραδώσουν για οποιονδήποτε αριθμό παραβιάσεων ασφάλειας που σχετίζονται με την εργασία, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης επικίνδυνων υλικών, πυροπροστασίας ή έκθεσης σε θόρυβο. Η γνώση του τρόπου ανταπόκρισης σε μια καταγγελία OSHA και η ύπαρξη ενός υπάρχοντος συνόλου διαδικασιών, θα βοηθήσει την εταιρεία σας να παραμείνει στην επιχείρηση και να καλύψει όλες τις κανονιστικές ανάγκες που καλύπτονται από την καταγγελία.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Αντίδραση στην αρχική τηλεφωνική κλήση
Βήμα 1. Μην πανικοβληθείτε
Η λήψη καταγγελίας OSHA πιθανότατα θα σας σοκάρει, αλλά μην πανικοβληθείτε! Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να παραμείνετε ήρεμοι και με σεβασμό, να ακούσετε προσεκτικά και να ακολουθήσετε τις οδηγίες, να κάνετε τυχόν απαραίτητες αλλαγές και να στείλετε μια απαντητική επιστολή που να το εμφανίζει. Στην πραγματικότητα, το παράπονό σας για OSHA θα πρέπει να επιλυθεί σε λίγες ημέρες.
Βήμα 2. Ακούστε προσεκτικά
Όταν λάβετε το αρχικό τηλεφώνημα που σας ειδοποιεί για την καταγγελία OSHA, ακούστε πολύ προσεκτικά τον εκπρόσωπο στο τηλέφωνο. Αποφύγετε να κάνετε ερωτήσεις! Απλώς γίνετε όσο πιο επαγγελματίας μπορείτε και σημειώστε όλες τις πληροφορίες.
Βήμα 3. Αποφύγετε να παραδεχτείτε ή να εξηγήσετε οτιδήποτε
Ενώ μιλάτε στο τηλέφωνο με τον εκπρόσωπο, αποφύγετε να παραδεχτείτε, να αρνηθείτε ή να εξηγήσετε οτιδήποτε. Τώρα δεν είναι ώρα για αυτό. Απλώς ακούστε και λάβετε όσες περισσότερες πληροφορίες μπορείτε. Κατά τη διάρκεια αυτού του τηλεφωνήματος, κρατήστε τη γλώσσα σας.
Mightσως πείτε κάτι σαν: "Δεν μπορώ ούτε να επιβεβαιώσω ούτε να αρνηθώ αυτούς τους ισχυρισμούς" ή απλά, "Δεν είναι πολιτική της εταιρείας μας να απαντήσουμε αμέσως"
Βήμα 4. Εκφράστε πραγματική ανησυχία
Αφού ακούσετε τι έχει να πει ο εκπρόσωπος, αφιερώστε λίγο χρόνο για να εκφράσετε μια πραγματική, επαγγελματική ανησυχία. Εικονογραφήστε ότι παίρνετε αυτό το παράπονο πολύ σοβαρά.
Μπορείτε να δηλώσετε πολύ άμεσα την ανησυχία σας λέγοντας "Λαμβάνω πολύ σοβαρά αυτήν την καταγγελία. Η ασφάλεια των εργαζομένων μου και του χώρου εργασίας μου είναι πολύ σημαντική για μένα."
Βήμα 5. Ανακοινώστε την πρόθεσή σας να συμμορφωθείτε
Εξηγήστε ότι σκοπεύετε να αναθεωρήσετε προσεκτικά τους ισχυρισμούς όταν λάβετε την επίσημη επιστολή καταγγελίας και συμμορφωθείτε με τις οδηγίες που αναφέρονται μέσα. Ξεκαθαρίστε ότι θα κάνετε ό, τι χρειάζεται για να επιλύσετε αυτήν την καταγγελία και να διορθώσετε την κατάσταση.
Θα μπορούσατε να πείτε, "Έχω κάθε πρόθεση να εξετάσω αυτό το θέμα και να διορθώσω τυχόν προβλήματα το συντομότερο δυνατό."
Βήμα 6. Ευχαριστώ τον εκπρόσωπο του OSHA
Στο τέλος της τηλεφωνικής σας κλήσης, φροντίστε να ευχαριστήσετε τον εκπρόσωπο για τον χρόνο που αφιέρωσε. Αυτό βοηθά να κλείσει η επικοινωνία σε μια θετική και επαγγελματική νότα.
Μέρος 2 από 4: Απάντηση στην επιστολή καταγγελίας
Βήμα 1. Ελέγξτε τα πρότυπα OSHA που αναφέρονται στην επιστολή
Πολύ σύντομα μετά το τηλεφώνημά σας, θα πρέπει να λάβετε μια αλληλογραφία φαξ από το OSHA. Αυτή είναι η επίσημη επιστολή καταγγελίας σας. Ελέγξτε αυτήν την επιστολή πολύ προσεκτικά και προσδιορίστε τη φύση της καταγγελίας.
Βήμα 2. Δημοσιεύστε ένα αντίγραφο της επιστολής καταγγελίας σας
Σύμφωνα με τις οδηγίες του OSHA, πρέπει να δημοσιεύσετε ένα αντίγραφο της επιστολής καταγγελίας σας σε έναν πίνακα ανακοινώσεων της εταιρείας, όπου όλοι οι εργαζόμενοι μπορεί να το δουν.
- Η αναφορά πρέπει να παραμείνει δημοσιευμένη για τρεις εργάσιμες ημέρες (χωρίς Σαββατοκύριακα ή αργίες) ή μέχρι να διορθωθεί το πρόβλημα.
- Αυτό πρέπει να γίνει ακόμη και αν αμφισβητήσετε την αναφορά.
Βήμα 3. Υπογράψτε και στείλτε με φαξ το "Πιστοποιητικό δημοσίευσης"
"Αφού δημοσιεύσετε ένα αντίγραφο αυτής της επιστολής όπου μπορούν να δουν οι υπάλληλοί σας, υπογράψτε το συμπεριλαμβανόμενο" Πιστοποιητικό δημοσίευσης "και στείλτε το με φαξ στον αριθμό που παρέχεται. Κρατήστε την απόδειξη φαξ ως απόδειξη.
Βήμα 4. Διερευνήστε τους ισχυρισμούς
Εξετάστε κάθε στοιχείο της καταγγελίας OSHA όσο πιο προσεκτικά μπορείτε. Ακόμα κι αν στεναχωριέστε από την καταγγελία ή δεν έχετε πολύ σημαντικό νόμιμο, αναζητήστε τυχόν τομείς που πρέπει να αντιμετωπιστούν ή να βελτιωθούν.
Βήμα 5. Θέστε σε κίνηση το σχέδιο διόρθωσης
Αφού διερευνήσετε όλα τα πιθανά προβλήματα, σχεδιάστε ένα σχέδιο για να τα διορθώσετε και ξεκινήστε αμέσως το σχέδιό σας. Καταγράψτε τυχόν σημαντικές αλλαγές μέσω φωτογραφιών, αποδείξεων ή άλλης τεκμηρίωσης.
Μέρος 3 από 4: Σύνταξη της απαντητικής επιστολής σας
Βήμα 1. Ενεργήστε γρήγορα
Θα πρέπει να συντάξετε την απαντητική επιστολή σας όχι περισσότερο από τρεις ημέρες μετά τη λήψη της επιστολής καταγγελίας. Μόλις παραληφθεί η καταγγελία, έχετε μόνο πέντε ημέρες για να αντιμετωπίσετε πλήρως την κατάσταση και να υποβάλετε μια απάντηση, οπότε μην χάνετε χρόνο.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε μια σαφή μορφή
Κοιτάξτε προσεκτικά τον τρόπο μορφοποίησης της επιστολής καταγγελίας σας, σημειώστε τη διατύπωση που χρησιμοποιείται και δώστε προσοχή στον τόνο. Θα θέλετε να ταιριάζει τόσο η μορφή όσο και ο τόνος του γράμματος που λάβατε.
- Διευθυνθείτε την επιστολή σας που αντικατοπτρίζει τις πληροφορίες στην επιστολή καταγγελίας που λάβατε (συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του εκπροσώπου που υπέγραψε την επιστολή καταγγελίας σας).
- Συμπεριλάβετε τον επίσημο αριθμό καταγγελίας σας στη γραμμή θέματος.
- Αντιστοιχίστε τον χαιρετισμό της επιστολής σας με αυτόν που χρησιμοποιήθηκε στην επιστολή καταγγελίας.
- Δηλώστε τις προθέσεις σας με το γράμμα (π.χ., να αντιμετωπίσετε τους ισχυρισμούς και να παρουσιάσετε τα ευρήματά σας) στην εισαγωγή σας.
Βήμα 3. Περιοριστείτε στα γεγονότα
Στο υπόλοιπο της επιστολής σας, αναφέρετε τα γεγονότα όσο πιο απλά και ξεκάθαρα μπορείτε. Αυτό δεν είναι το μέρος για να μιλάτε άσχημα για έναν υπάλληλο, να προσπαθείτε να αρνηθείτε τους ισχυρισμούς ή να προσπαθήσετε να κατηγορήσετε τους άλλους. Το παράπονό σας θα επιλυθεί ταχύτερα εάν απλώς αντιμετωπίσετε τις χρεώσεις και εξηγήσετε τι έχετε κάνει για να διορθώσετε την κατάσταση.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Στις 5 Νοεμβρίου, έλαβα τον αριθμό καταγγελίας OSHA 2845. Κατά τη διάρκεια των επόμενων δύο ημερών, ερευνήσαμε τις παραπομπές 1-3 και καθιερώσαμε διορθωτικές ενέργειες. Στις 7 Νοεμβρίου, διορθώσαμε την αναφορά 1 (ακατάλληλη χρήση του απορροφητήρα) με αντικατάσταση του εξοπλισμού (βλέπε συνημμένη απόδειξη και φωτογραφία)."
Βήμα 4. Παρέχετε τεκμηρίωση
Στείλτε την επιστολή σας μαζί με τυχόν συμπληρωματικά έγγραφα που θα σας βοηθήσουν να κλείσετε την υπόθεσή σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει παραγγελίες αγοράς, αποδείξεις, αποτελέσματα παρακολούθησης, στοιχεία επικοινωνίας προμηθευτή/εργολάβου, φωτογραφίες ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο που επαληθεύει τις αλλαγές που έχετε κάνει.
Βήμα 5. Στείλτε το γράμμα
Κανονίστε να στείλετε την επιστολή με πιστοποιημένο ταχυδρομείο (με αίτημα υπογραφής απόδειξης) ή με ιδιωτικό ταχυμεταφορέα. Μην ξεχνάτε την πενθήμερη προθεσμία σας!
Βήμα 6. Καλέστε και συνεχίστε
Εάν δεν έχετε ακούσει τίποτα σχετικά με το παράπονό σας έως το τέλος τριών εργάσιμων ημερών από την αναμενόμενη ημερομηνία παραλαβής, καλέστε και συνεχίστε. Έχετε τον αριθμό της υπόθεσής σας έτοιμο και ζητήστε μια αναφορά κατάστασης.
Βήμα 7. Προετοιμαστείτε για επιθεώρηση
Είναι πιθανό ένας επιθεωρητής OSHA να εμφανιστεί χωρίς προειδοποίηση στην εγκατάστασή σας. Να είστε ευγενικοί, επαγγελματίες και ευγενικοί και να απαντάτε μόνο σε συγκεκριμένες ερωτήσεις που απευθύνονται από τον επιθεωρητή.
Βήμα 8. Πληρώστε τυχόν ποινές
Ανάλογα με τη φύση και τη σοβαρότητα της καταγγελίας, μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να πληρώσετε πρόστιμο. Αυτή η ποινή πρέπει να καταβληθεί εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της παραπομπής, αποστέλλοντας επιταγή απευθείας στο OSHA. Μέχρι να λάβετε την πληρωμή σας, η υπόθεσή σας δεν θα επιλυθεί.
Μέρος 4 από 4: Αμφισβήτηση καταγγελίας OSHA
Βήμα 1. Ζητήστε μια άτυπη διάσκεψη
Εάν σκέφτεστε να αμφισβητήσετε το παράπονό σας, σας ενθαρρύνουμε να καλέσετε και να ζητήσετε μια άτυπη διάσκεψη με έναν τοπικό αντιπρόσωπο OSHA. Κατά τη διάρκεια αυτής της διάσκεψης, θα μπορείτε να αποκτήσετε μια καλύτερη αίσθηση της φύσης της παραβίασής σας, να συζητήσετε μεθόδους διόρθωσης, να συζητήσετε τις επιλογές διακανονισμού και ενδεχομένως ακόμη και να επιλύσετε αμφισβητούμενες παραπομπές και κυρώσεις.
Αυτό μπορεί επίσης να γίνει εάν η πρόθεσή σας είναι να συμμορφωθείτε πλήρως ή εάν δεν είστε σίγουροι ποια πορεία θα ακολουθήσετε
Βήμα 2. Σχεδιάστε και υποβάλετε μια «Ειδοποίηση Πρόθεσης για Διαγωνισμό
Εάν έχετε καταλήξει στο συμπέρασμα ότι οποιοδήποτε στοιχείο της καταγγελίας είναι αβάσιμο ή εάν διαφωνείτε είτε με το τέλος που έχει ανατεθεί είτε με την ημερομηνία μείωσης, πρέπει να υποβάλετε επίσημη ειδοποίηση πρόθεσης διαγωνισμού εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της αναφοράς σας. Η επιστολή σας πρέπει να αναφέρει ακριβώς τι αμφισβητείται-την παραπομπή, μέρος της παραπομπής, το ποσό της αμοιβής ή την ημερομηνία μείωσης-όσο πιο καθαρά μπορείτε. Στη συνέχεια, στείλτε αυτήν την ειδοποίηση μέσω πιστοποιημένου ταχυδρομείου.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: «Θέλω να αμφισβητήσω την αναφορά και την ποινή που προτείνεται για τα σημεία 2 και 3 της παραπομπής που εκδόθηκαν στις 5 Νοεμβρίου 2015»
Βήμα 3. Περιμένετε το OSHRC να προγραμματίσει μια ακρόαση
Μόλις ληφθεί η ειδοποίησή σας για πρόθεση διαγωνισμού, η υπόθεσή σας θα είναι επίσημα σε δίκη. Οι ημερομηνίες μείωσης και χρέωσης θα ανασταλούν έως ότου ληφθεί απόφαση και η υπόθεσή σας διαβιβαστεί στο OSHRC. Το OSHRC είναι μια ανεξάρτητη υπηρεσία ξεχωριστή από το Υπουργείο Εργασίας. Το OSHRC θα προγραμματίσει μια ακρόαση για την υπόθεσή σας.
Βήμα 4. Παρακολουθήστε την ακρόαση
Μόλις οριστεί η ημερομηνία ακρόασης, θα θελήσετε να ξεκινήσετε την προετοιμασία για την ακοή σας και βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να παρευρεθείτε. Μπορεί να θέλετε να λάβετε νομικό συμβούλιο, το οποίο θα σας βοηθήσει να παρουσιάσετε την υπόθεσή σας. Τόσο οι εργοδότες όσο και οι εργαζόμενοι μπορούν να συμμετάσχουν σε αυτήν την ακρόαση.
Βήμα 5. Επιλέξτε να αποδεχτείτε ή να προσφύγετε για την απόφαση
Σε αυτήν την ακρόαση θα ληφθεί μια απόφαση, είτε να διατηρήσει την αρχική αναφορά και τα τέλη, είτε να τα τροποποιήσει για να λογοδοτήσει για τη συγκεκριμένη αμφισβήτησή σας, είτε να τα απορρίψει. Καθένα από τα μέρη έχει τότε την ευκαιρία να αποδεχθεί την απόφαση ή να υποβάλει έφεση για περαιτέρω έρευνα από το OSHRC. Εάν η υπόθεση δεν έχει ακόμη επιλυθεί, τότε θα προχωρήσει στο Federal Circuit Court.
Συμβουλές
- Σεβαστείτε τα δικαιώματα των υπαλλήλων σας για υποβολή καταγγελίας OSHA. Το άρθρο 11 (γ) του νόμου για την ασφάλεια και την υγεία στην εργασία απαγορεύει σε οποιαδήποτε επιχείρηση να αφήσει έναν υπάλληλο ή να του κάνει αντίποινα λόγω σφυρίγματος ή κατάθεση καταγγελίας OSHA.
- Μην κάνετε ερωτήσεις ή δικαιολογίες όταν ασχολείστε με το OSHA. Αντ 'αυτού, είναι απλός και περιεκτικός με την επικοινωνία σας μαζί τους και ασχοληθείτε μόνο με την καταγγελία.
- Εάν εμφανιστεί ένας ερευνητής OSHA στην επιχείρησή σας, δεν απαιτείται να τους αφήσετε να μπουν μέχρι να βρεθεί όλο το διοικητικό προσωπικό στο χώρο. Ενημερώστε όλους τους ρεσεψιονίστ και τους φύλακες για αυτό το γεγονός.
- Εάν αυτό το ζήτημα δεν επιλυθεί γρήγορα, ίσως θελήσετε να λάβετε νομικό σύμβουλο.
