Μια εργασία πλήρους απασχόλησης, οικογένεια, φίλοι, δραστηριότητες αναψυχής και πολλά άλλα μπορούν να δημιουργήσουν μια απαιτητική και διαταραγμένη ζωή. Προσθέστε αποδιοργάνωση στο μείγμα και μπορεί να φαίνεται αδύνατο να πετύχετε τα πάντα στη ζωή σας. Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι ζωτικής σημασίας για τη διαχείριση των πολλών ευθυνών σας, αλλά συχνά μπορεί να είναι δύσκολο να κατακτηθούν. Μόλις το κάνετε, ωστόσο, θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί και θα έχετε μεγαλύτερο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, οδηγώντας σε μια ευτυχισμένη και βιώσιμη ζωή.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Οργάνωση της σκέψης σας
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια λίστα υποχρεώσεων
Καταγράψτε όλα όσα πρέπει να κάνετε σήμερα και διαγράψτε κάθε πράγμα καθώς τα ολοκληρώνετε. Γράφοντας καθημερινές εργασίες, δεν χρειάζεται να αγχώνεστε για να θυμηθείτε να τις κάνετε. Η διαγραφή των πραγμάτων από τη λίστα σας πιθανότατα θα σας κάνει να αισθανθείτε παραγωγικοί. Βάλτε πράγματα στη λίστα σας που έχετε ήδη κάνει για να τα διαγράψετε.
- Παραγγείλετε τη λίστα υποχρεώσεών σας με υψηλή προτεραιότητα σε χαμηλή προτεραιότητα. Αξιολογήστε το επείγον και τη σημασία του καθενός για να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα. Σκεφτείτε τον εαυτό σας, "αν μπορούσα να κάνω μόνο ένα πράγμα σήμερα, ποιο θα ήταν αυτό;". Αυτό είναι το νούμερο ένα πράγμα που πρέπει να κάνετε στη λίστα.
- Εάν είναι δυνατόν, κάντε μια λίστα υποχρεώσεων για την επόμενη μέρα και αναφερθείτε σε αυτήν πριν κοιμηθείτε. Με αυτόν τον τρόπο, θα ξυπνήσετε έχοντας κατά νου ένα σχέδιο δράσης.
Βήμα 2. Δημιουργήστε μια τρέχουσα λίστα στην οποία προσθέτετε συνεχώς
Εάν υπάρχει ένα βιβλίο που θέλετε να διαβάσετε ή ένα εστιατόριο που θέλετε να δοκιμάσετε, φτιάξτε μια λίστα που έχετε πάντα ανάμεσά σας. Αν θέλετε να δείτε μια ταινία, δεν χρειάζεται απαραιτήτως να την δείτε σήμερα και, ως εκ τούτου, δεν την θέλετε στη λίστα καθημερινών υποχρεώσεών σας. Η ύπαρξη λίστας σε λειτουργία θα σας υπενθυμίσει τα «επιπλέον» καθήκοντά σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια τρέχουσα λίστα σε ένα φορητό υπολογιστή που έχετε πάντα ή online χρησιμοποιώντας προγράμματα όπως το Dropbox, ώστε να είναι προσβάσιμο ανά πάσα στιγμή
Βήμα 3. Κρατήστε σημειώσεις όταν μιλάτε σε ανθρώπους
Κρατήστε σημειώσεις για τις συνομιλίες που έχετε με άτομα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε επαγγελματικές συνομιλίες, αλλά επίσης σημαντικό κατά τη διάρκεια αλληλεπιδράσεων με φίλους και οικογένεια. Η λήψη σημειώσεων θα σας υπενθυμίσει ένα σημαντικό πράγμα που είπε κάποιος, μια εργασία για να ολοκληρώσετε που δεν είχατε προβλέψει ή απλά θα χρησιμεύσει ως μια φιλική υπενθύμιση για διασκεδαστικές στιγμές με τα αγαπημένα σας πρόσωπα.
Δεν χρειάζεται να κρατάτε ένα σημειωματάριο πάνω σας ανά πάσα στιγμή και να γράφετε σχολαστικά κάθε λέξη που λέει κάποιος. Προσπαθήστε να αφιερώσετε χρόνο για να σημειώσετε ένα ή δύο σημαντικά πράγματα από κάθε συνομιλία που έχετε
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε έναν προγραμματιστή
Ένας ετήσιος προγραμματιστής μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμος για να συγκεντρώσετε τις σκέψεις σας. Χρησιμοποιήστε το για να σημειώσετε ραντεβού, ταξίδια και άλλα σημαντικά πράγματα. Ανατρέξτε σε αυτό καθημερινά και σημειώστε πράγματα που θα συμβούν μακροπρόθεσμα. Για παράδειγμα, εάν προγραμματίσετε μια κλήση συνδιάσκεψης για 6 μήνες από τώρα, γράψτε την στον προγραμματιστή σας τώρα, ώστε να μην ξεχάσετε.
Βήμα 5. Αποσυμπλέξτε τον εγκέφαλό σας
Ακριβώς όπως απαλλαγείτε από αχρησιμοποίητα ή ασήμαντα πράγματα στο γραφείο σας και στο σπίτι, πρέπει επίσης να αφαιρέσετε τις περιττές σκέψεις από τον εγκέφαλό σας. Προσπαθήστε να κάνετε διαλογισμό για να απομακρύνετε τις αρνητικές σκέψεις όπως η ανησυχία και το άγχος από το μυαλό σας.
Μέθοδος 2 από 4: Οργάνωση στο σπίτι
Βήμα 1. Πετάξτε τα περιττά αντικείμενα
Η ακαταστασία είναι απαραίτητο πρώτο βήμα για την οργάνωση του σπιτιού σας. Απορρίψτε τα συρτάρια και αφαιρέστε τα περιττά αντικείμενα, πετάξτε τα τρόφιμα που έχουν λήξει, πετάξτε ή δωρίστε ρούχα και παπούτσια που δεν έχετε φορέσει πάνω από ένα χρόνο, απορρίψτε σωστά τα ληγμένα φάρμακα, πετάξτε ή παγιώστε άδεια ή μισά άδεια προϊόντα περιποίησης και οποιαδήποτε άλλα αντικείμενα που δεν χρειάζεστε απολύτως. ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΜΠΕΙΡΩΝ
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer Kathi Burns is a board certified Professional Organizer (CPO) and Founder of Organized and Energized!, her consulting business with a mission to empower people to master their environment and personal image by assisting them in taking control, making change and organizing their lives. Kathi has over 17 years of organizing experience and her work has been featured on Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America, and Entrepreneur. She has a BS in Communication from Ohio University.
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer
Put a donation bin in a hallway closet and another one in your clothes closet
Every time you find an item you don't want anymore, put it in the donation bin. If you put on an article of clothing that no longer fits correctly, put it in your donation bin. Donation bins give you an exit strategy for all your excess.
Βήμα 2. Δημιουργήστε συνδετικά για σημαντικά στοιχεία στη ζωή σας
Δημιουργήστε συνδετικά με ετικέτα για "Auto Insurance", "Vacation", "Receipits", "Budget" και οποιοδήποτε άλλο σημαντικό στοιχείο ή ακόμα και στη ζωή σας.
- Δοκιμάστε την κωδικοποίηση χρώματος των συνδετικών σας. Μπλε για αποδείξεις (αέριο, παντοπωλείο, ρούχα), κόκκινο για ασφάλιση (αυτοκίνητο, σπίτι, ζωή) κ.λπ.
- Κρατήστε τα συνδετικά σε οργανωμένο ράφι.
Βήμα 3. Βάλτε γάντζους και ράφια στους τοίχους
Χρησιμοποιήστε τον συχνά ανεκμετάλλευτο κάθετο χώρο στο σπίτι σας. Αγοράστε γάντζους για να κρεμάσετε ποδήλατα στο γκαράζ σας και να στέκεστε μόνοι σας (πλωτά) ράφια για να δημιουργήσετε αποτελεσματικούς και διακοσμητικούς χώρους οργάνωσης.
Βήμα 4. Επενδύστε σε κάδους αποθήκευσης
Όπως και η οργάνωση του γραφείου σας, αγοράστε κάδους και καλάθια για να τοποθετήσετε όλα σας τα πράγματα. Τοποθετήστε παρόμοια αντικείμενα στον ίδιο κάδο και έχετε ένα σύστημα αποθήκευσης των κάδων σας. Αγοράστε κάδους και καλάθια όλων των μεγεθών για να οργανώσετε τα πάντα στο σπίτι σας, όπως σκεύη, μακιγιάζ, λούτρινα ζώα, τρόφιμα, παπούτσια και μπιχλιμπίδια.
Μέθοδος 3 από 4: Βελτίωση του οργανισμού σας στο χώρο εργασίας
Βήμα 1. Αγορά κάδων οργανισμού
Επισκεφθείτε ένα κατάστημα που πουλά οργανωτικούς κάδους (The Container Store, Walmart, Target, The Home Depot, Lowes, IKEA, dollar dollar, Bed Bath & Beyond κ.λπ.) και παραλάβετε τουλάχιστον δέκα. Αγοράστε κάδους όλων των διαφορετικών μεγεθών για να ταιριάζουν με στυλό, χαρτιά και μεγαλύτερα αντικείμενα.
Αγοράστε κάδους, καλάθια, συρτάρια αρχείων και οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο μπορεί να περιέχει τα πράγματά σας
Βήμα 2. Αγοράστε ένα μηχάνημα επισήμανσης
Ποιο είναι το νόημα να έχετε όλα τα πράγματά σας σε καλούς κάδους αποθήκευσης εάν δεν γνωρίζετε τι υπάρχει σε κάθε κάδο; Χρησιμοποιήστε ένα μηχάνημα επισήμανσης για να επισημάνετε κάθε κάδο κατάλληλα. Για παράδειγμα, έχετε έναν κάδο με την ένδειξη "Αναλώσιμα γραφής" όπου φυλάσσετε στυλό, μολύβια και επισημάνσεις, και έναν άλλο κάδο με την ένδειξη "Εργαλεία" που έχει ψαλίδι, συρραπτικά, αφαιρέσεις συρραπτικών και διάτρητες οπές.
Επισημάνετε τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων, των συρταριών και των ντουλαπιών σας
Βήμα 3. Καταχωρήστε τις πληροφορίες σας με τον τρόπο "πώς θα τις χρησιμοποιήσετε"
Αντί να βάλετε ένα στοιχείο σε ένα αρχείο με βάση το πού το πήρατε, αρχειοθετήστε το με βάση τον τρόπο που θα το χρησιμοποιήσετε στο μέλλον. Για παράδειγμα, εάν έχετε τεκμηρίωση για το ξενοδοχείο στο οποίο θα μείνετε στη Νέα Υόρκη κατά το επαγγελματικό σας ταξίδι, καταχωρίστε το στο αρχείο "Νέα Υόρκη", αντί για το αρχείο "Ξενοδοχείο".
Δημιουργήστε δευτερεύοντα αρχεία. Έχετε ένα αρχείο "Ξενοδοχείο", αλλά στη συνέχεια έχετε πολλά αρχεία "πόλης" για τα μέρη που ταξιδεύετε συχνά
Βήμα 4. Δημιουργήστε ένα περίγραμμα ή "Πίνακας περιεχομένων" του οργανωμένου γραφείου σας
Μπορεί να έχετε οργανώσει τα πάντα, αλλά ίσως να μην θυμάστε πού τοποθετήθηκε κάθε στοιχείο. Πληκτρολογήστε μια λίστα με κάθε πλαίσιο ή κάδο που δημιουργήσατε και τι υπάρχει μέσα σε αυτό για γρήγορη, μελλοντική αναφορά.
Αυτή η λίστα θα σας βοηθήσει επίσης να επαναφέρετε τα πράγματα στη θέση τους αφού τα αφαιρέσετε
Βήμα 5. Δημιουργήστε χώρους "to do" και "done" στο γραφείο σας
Έχετε δύο συγκεκριμένους χώρους στο γραφείο σας για πράγματα που πρέπει να γίνουν (χαρτιά για υπογραφή, αναφορές για ανάγνωση κ.λπ …) και ένα σωρό για πράγματα που έχετε ολοκληρώσει. Κάνοντας ξεχωριστούς τομείς, δεν θα μπερδευτείτε με αυτό που έχετε ή δεν έχετε κάνει.
Βήμα 6. Πετάξτε πράγματα που δεν χρειάζεστε
Καθώς βάζετε τα πράγματά σας στα κουτιά και τους κάδους που έχετε αποκτήσει, πετάξτε αντικείμενα που δεν χρειάζεστε. Απορρίψτε αντικείμενα που δεν έχετε αγγίξει ή ανοίξει εδώ και ένα χρόνο, όλα τα σπασμένα αντικείμενα και επιστρέψτε επιπλέον εφόδια.
- Μπορείτε να τεμαχίσετε παλιά χαρτιά και να ρωτήσετε τους συναδέλφους σας εάν ενδιαφέρονται για κάτι από τα οποία απορρίπτετε.
- Αν δυσκολεύεστε να πετάξετε κάτι, δοκιμάστε να το δώσετε.
Βήμα 7. Οργανώστε τον υπολογιστή σας
Μπορείτε να οργανώσετε απτά αντικείμενα γύρω σας, αλλά η ύπαρξη ενός ανοργάνωτου υπολογιστή θα περιορίσει την παραγωγικότητα και θα σας κάνει να αισθανθείτε αποδιοργανωμένοι. Δημιουργήστε νέους φακέλους και υποφακέλους για να τοποθετήσετε αρχεία, οργανώστε την επιφάνεια εργασίας σας, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε συγκεκριμένα στοιχεία, να αφαιρέσετε διπλότυπα αρχεία, να ονομάσετε έγγραφα με λεπτομερείς τίτλους και να διαγράψετε περιττές εφαρμογές και έγγραφα.
Μέθοδος 4 από 4: Μένουμε οργανωμένοι
Βήμα 1. Αφιερώστε δέκα λεπτά την ημέρα κάνοντας μια γρήγορη παραλαβή
Έχετε περάσει το χρόνο σας στην οργάνωση και την τοποθέτηση των πάντων στη θέση που τους αξίζει, οπότε κρατήστε το έτσι. Κάθε βράδυ, θέστε ένα ξυπνητήρι που σηματοδοτεί μια περίοδο δέκα λεπτών όπου τοποθετείτε αντικείμενα εκτός τόπου και βεβαιωθείτε ότι οι κάδοι και τα καλάθια είναι ακόμα οργανωμένα.
Βήμα 2. Εάν προσθέτετε ένα νέο στοιχείο στη ζωή σας, απορρίψτε ένα παλιό αντικείμενο
Πριν αγοράσετε ένα νέο βιβλίο, περάστε από το ράφι του βιβλίου σας και αφαιρέστε ένα που δεν έχετε διαβάσει ή δεν θα διαβάσετε. Δώστε ή πετάξτε το, ώστε να αντικαταστήσει το νέο σας αντικείμενο.
Προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα και απαλλαγείτε από δύο ή τρία αντικείμενα για κάθε νέο αντικείμενο
Βήμα 3. Κρατήστε ένα κουτί "Δωρεά" ανά πάσα στιγμή
Έχετε ένα κουτί όπου μπορείτε να ρίχνετε αντικείμενα για δωρεά ανά πάσα στιγμή. Καθώς παρατηρείτε ένα αντικείμενο που δεν θέλετε άλλο, μεταφέρετέ το αμέσως στο κουτί δωρεάς.
Όταν έχετε ένα ανεπιθύμητο αντικείμενο που δεν μπορεί να δωριστεί, μεταφέρετέ το αμέσως στα σκουπίδια
Βήμα 4. Όταν δείτε ένα ανοιχτό συρτάρι, κλείστε το
Μην περιμένετε το δέκαλεπτο τακτοποιημένο χρόνο σας για να παραμείνετε οργανωμένοι. Αν δείτε κάτι παράταιρο, τοποθετήστε το αμέσως πίσω. Εάν περάσετε από έναν γεμάτο κάδο απορριμμάτων, αδειάστε τον. Όταν βλέπετε χαρτιά εκτός τόπου, αφήστε τα μακριά. Κάντε την οργάνωση συνήθεια να την κάνετε πιο αποτελεσματική.
Μην ξοδεύετε πάρα πολλά πολύτιμα λεπτά της ημέρας σας κάνοντας μικρές τακτοποιημένες δουλειές. Μην βγείτε έξω για να κλείσετε ένα ανοιχτό συρτάρι. Εάν σηκώνεστε για να πάτε σε μια συνάντηση και το ανοιχτό συρτάρι είναι στο δρόμο σας, κλείστε το. Εάν διακόψετε τη ροή εργασίας σας για να κλείσετε ένα συρτάρι, θα μειώσετε τη συνολική παραγωγικότητά σας κατά 25%
Βήμα 5. Τεχνολογία αξιοποίησης που θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι
Υπάρχουν κυριολεκτικά χιλιάδες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να είστε οργανωμένοι. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές λίστας, όπως το Evernote, εφαρμογές υπενθύμισης όπως το Beep Me, οργανωτές ταξιδιών όπως το TripIT και εφαρμογές που βοηθούν στην οργάνωση της σημασίας των εργασιών σας, όπως το Last Time.
