Όλοι γνωρίζουμε ότι η οργάνωση στη δουλειά είναι σημαντική, αλλά είναι ένας διαρκής αγώνας για πολλούς ανθρώπους. Είτε το πιστεύετε είτε όχι, το να μένετε οργανωμένοι δεν είναι τόσο τρομακτικό όσο φαίνεται. Μερικές γρήγορες διορθώσεις και μερικές συνεχείς λύσεις το κάνουν ευκολότερο από ό, τι ίσως πιστεύατε.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Διαχείριση του Χώρου και του Χρόνου σας
Βήμα 1. Παρακολουθήστε τις δραστηριότητές σας
Περάστε μερικές ημέρες κρατώντας ένα ημερολόγιο ή ένα ημερολόγιο των καθημερινών σας δραστηριοτήτων. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε ακριβώς αυτό που κάνετε και ίσως να μην το έχετε συνειδητοποιήσει, και θα σας δώσει μια πρώτη ματιά στα κενά της οργάνωσης και της παραγωγικότητας. Αυτή η άσκηση πρέπει επίσης να γίνει έχοντας κατά νου τους στόχους της μεγάλης εικόνας. Μέσω του αρχείου καταγραφής δραστηριοτήτων, μπορείτε να δείτε ποιες δραστηριότητες μπορεί να είναι χρονοβόρες και ποιες δραστηριότητες θα μπορούσαν πραγματικά να προωθήσουν τους στόχους σας.
Βήμα 2. Καθορίστε τους χρόνους παραγωγικότητας
Μερικοί από εμάς είμαστε πρωινός κόσμος και άλλοι ανατριχιάζουμε στην ιδέα του πρωινού. Alreadyσως έχετε ήδη μια αίσθηση του τι ώρες της ημέρας είστε πιο παραγωγικοί. Είτε προτιμάτε τα βράδια, τα πρωινά, το μεσημεριανό γεύμα ή ακριβώς πριν ή μετά τις ώρες αιχμής της εργασίας, επωφεληθείτε από αυτές τις ώρες για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας.
Βήμα 3. Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σας
Όλοι γνωρίζουμε ότι ορισμένες εργασίες είναι πιο σημαντικές από άλλες, αλλά δεν τις δίνουμε πάντα προτεραιότητα ανάλογα. Αναπτύξτε λοιπόν ένα σύστημα κατάταξης επισημαίνοντας ή αναδεικνύοντας σημαντικές εργασίες, για παράδειγμα, και να είστε ειλικρινείς και ευέλικτοι. Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις, είτε μέσω ψηφιακού ημερολογίου είτε μέσω αυτοκόλλητων σημειώσεων στον υπολογιστή ή στο γραφείο σας. Αφιερώστε περισσότερο χρόνο και ενέργεια σε στοιχεία κορυφαίας προτεραιότητας στη λίστα σας. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν εργασίες ευαίσθητες στο χρόνο, όπως είναι τα πράγματα που πρέπει να ολοκληρωθούν έως το τέλος της επιχείρησης ή αύριο. Μπορείτε επίσης να δώσετε προτεραιότητα στην απάντηση σε πελάτες, προϊστάμενα ή οποιονδήποτε άλλον που πληρώνει τους λογαριασμούς. Και αν δεν είστε σίγουροι για την ευαισθησία ή τη σημασία μιας εργασίας, είναι πάντα καλό να ρωτάτε.
Βήμα 4. Εξαργήστε τις γρήγορες εργασίες αμέσως
Δεν χρειάζεται όλες οι εργασίες να έχουν προτεραιότητα και να προγραμματιστούν για μελλοντικό χρόνο ολοκλήρωσης. Ορισμένες εργασίες χρειάζονται σχεδόν τόσο χρόνο για να προγραμματίσουν ή να προγραμματίσουν όσο χρειάζονται για να πραγματοποιηθούν. Εάν συμβαίνει αυτό και μπορείτε να ξεπεράσετε αυτές τις εργασίες αμέσως, κάντε το με κάθε τρόπο! Ο άμεσος χειρισμός των εργασιών βοηθά επίσης στην πρόληψη της αναβλητικότητας.
Βήμα 5. Διαχειριστείτε την ακαταστασία και τα υλικά εργασίας
Τα γραφεία μας μετατρέπονται εύκολα από ακατάστατα σε ανεμοστρόβιλους, εμποδίζοντας προφανώς την οργάνωση. Ορισμένοι άνθρωποι λειτουργούν ακόμη και με πολιτική καθαρού γραφείου. Αν και αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο, λάβετε μέτρα για να καθαρίσετε τον χώρο εργασίας σας.
- Ντελκουτέρ. Πετάξτε τα σκουπίδια σας στα σκουπίδια και καταθέστε συστηματικά τα απαραίτητα υλικά σας. Καθαρίστε την ακαταστασία όποτε είναι δυνατόν: κατά τη διάρκεια των διακοπών την ημέρα της εργασίας, των διαλειμμάτων ή μεταξύ των εργασιών.
- Καθαρίστε αμέσως τον εαυτό σας. Με αυτόν τον τρόπο είναι στην κορυφή του μυαλού σας. Επιπλέον, αποφεύγετε την αναπόφευκτη ταραχή να γίνει η τρέχουσα ακαταστασία μέρος της μελλοντικής σας ακαταστασίας.
- Κρατήστε τα απαραίτητα εφόδια κοντά σας. Δεν είναι όλα γύρω σου ακατάστατα, φυσικά. Έχοντας τα διαθέσιμα εργαλεία σας εξοικονομείτε χρόνο και αξιοποιείτε σωστά τον πολύτιμο χώρο σας.
Βήμα 6. Προγραμματίστε δραστηριότητες και ραντεβού
Μερικοί άνθρωποι προγραμματίζουν μόνο συναντήσεις, αλλά όχι δραστηριότητες στη λίστα υποχρεώσεών τους. Ο προγραμματισμός των πιο σημαντικών εργασιών καθώς και τα ραντεβού μπορεί να είναι χρήσιμα. Μπορείτε επίσης να «μαζέψετε» τις ημέρες σας κάνοντας συναντήσεις μόνο για Τρίτη και Πέμπτη, για παράδειγμα. Κρατήστε κάποιες τρύπες στο πρόγραμμά σας για δημιουργικό χρόνο για τον εαυτό σας ή για να προσαρμόσετε το απροσδόκητο.
- Χρησιμοποιήστε έναν οργανωτή και ένα ημερολόγιο. Αυτά μπορεί να είναι διοργανωτές στυλό και χαρτιού ή θα μπορούσαν να είναι ημερολόγια που βασίζονται σε λογισμικό και εφαρμογές προσωπικού βοηθού, όπως το iCalendar ή το Google Now.
- Κατηγοριοποιήστε τις δραστηριότητές σας. Η κατηγοριοποίηση ή οι δραστηριότητες κωδικοποίησης χρωμάτων μπορούν να σας δώσουν μια γρήγορη οπτική υπενθύμιση για το τι είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, οι κατηγορίες μπορεί να περιλαμβάνουν αλληλογραφία, έργα, εκδηλώσεις, συναντήσεις, καταιγίδες ιδεών, ακόμη και διαλείμματα ή άσκηση και γυμναστήριο.
- Βελτιώστε την τεχνολογία σας. Οι διαδικτυακοί οργανωτές και οι πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook, για παράδειγμα, μπορούν να συνδυάσουν τις λίστες υποχρεώσεων, τα ημερολόγια και τις διευθύνσεις σας. Αυτό όχι μόνο αυξάνει την αποδοτικότητά σας, αλλά βοηθά στον εξορθολογισμό της σκέψης σας.
- Αντιπροσωπεύστε όπου είναι δυνατόν. Στην τρέλα της εργάσιμης ημέρας, είναι εύκολο να ξεχάσετε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Αντιπροσωπεύστε σε έναν βοηθό ή, εάν είστε ιδιαίτερα βαλτωμένοι, ζητήστε από έναν συνάδελφο να σας κάνει μια σταθερή και να σας βοηθήσει σε μια συγκεκριμένη εργασία. Μπορείτε πάντα να τα εξοφλήσετε αργότερα όταν τα πράγματα επιβραδύνουν.
Μέθοδος 2 από 4: Συστηματική αντιμετώπιση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Ελέγξτε το email σε προγραμματισμένες ώρες
Δεν χρειάζεται να είμαστε όλοι κολλημένοι στα εισερχόμενά μας, καθώς πολλά μηνύματα δεν είναι τόσο ευαίσθητα στο χρόνο όσο νομίζουμε. Εάν εργάζεστε σε μια δουλειά που δεν απαιτεί άμεση παρακολούθηση email, ελέγξτε το email σας σε προγραμματισμένες ώρες μόνο τρεις έως τέσσερις φορές την ημέρα.
Βήμα 2. Αρχείο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Χρησιμοποιήστε φακέλους αρχειοθέτησης και σημαίες προς όφελός σας αντί να αφήσετε τα μηνύματα να συσσωρευτούν στα εισερχόμενά σας. Φάκελοι και υποφάκελοι στο Outlook, για παράδειγμα, ή οι ετικέτες και τα πολλά εισερχόμενα του Gmail μπορεί να είναι ένα στοιχείο. Εάν είστε δημοσιογράφος, για παράδειγμα, οι φάκελοί σας μπορεί να ονομάζονται τρέχουσες ιστορίες, μελλοντικές ιστορίες, παλιές ιστορίες, συνεντεύξεις και πηγές και θέσεις και ιδέες.
Διαγραφή και αρχειοθέτηση. Αρχειοθετήστε σημαντική, παλιά αλληλογραφία και διαγράψτε τα υπόλοιπα. Στο παραπάνω παράδειγμα, "Old Stories" είναι ο φάκελος αρχειοθέτησης του δημοσιογράφου. Μόλις αρχίσετε να διαγράφετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εκπλαγείτε από το πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο αξιόλογα για τον κάδο απορριμμάτων από το γραφείο αρχειοθέτησης. Ορισμένοι άνθρωποι επίσης ορκίζονται στο "μηδενικά εισερχόμενα", που σημαίνει ότι έχετε μηδενικά μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή μηδενικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, τελεία). Εκτός από τη χρήση φακέλων και ετικετών, μπορείτε να επιτύχετε μηδενικά τα εισερχόμενα χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αρχειοθέτησης, διαγράφοντας παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια του χρόνου διακοπής και χρησιμοποιώντας εφαρμογές απομάκρυνσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε άλλες μορφές επικοινωνίας όταν είναι πιο αποτελεσματικές
Μερικές φορές ένα γρήγορο τηλεφώνημα μπορεί να κάνει τη δουλειά των 10 e-mail. Αν ναι, καλέστε! Εάν γνωρίζετε ότι μια ανταλλαγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αξίζει μια συζήτηση ή θα περιλαμβάνει σημαντικά εμπρός και πίσω, μερικές φορές είναι καλύτερο να έχετε ένα τηλεφώνημα. Συχνά θα λαμβάνετε περισσότερες λεπτομέρειες μέσω τηλεφώνου, ενώ εσείς και το άλλο μέρος της συζήτησης αποφεύγετε να συντάξετε μακρά, χρονοβόρα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε ακόμη και να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνάδελφό σας και να πείτε: «Έχω πολλές ερωτήσεις για αυτό. Maybeσως μια κλήση να ήταν πιο εύκολη. Μπορώ να σου τηλεφωνήσω στα 5; »
Βήμα 4. Περιορίστε τις διακοπές
Ενώ τα στρατηγικά διαλείμματα είναι χρήσιμα, οι διακοπές κατά τη διάρκεια της εργασίας σας δεν είναι. Οι διακοπές μπορεί να σας επιβραδύνουν, να διαλύσουν τον εργασιακό σας ρυθμό και να σας κάνουν να χάσετε το σκέλος της σκέψης σας. Δοκιμάστε λοιπόν να χρησιμοποιήσετε μηνύματα και φωνητικό ταχυδρομείο όταν γνωρίζετε ότι είστε πολύ απασχολημένοι. Αυτά τα εργαλεία δεν είναι μόνο όταν δεν είστε φυσικά στο γραφείο. μπορούν να χρησιμοποιηθούν όταν είστε πολύ βαλτωμένοι. Πολλοί άνθρωποι έχουν επίσης μια «πολιτική ανοιχτής πόρτας», αλλά δεν χρειάζεται να κρατάτε την πόρτα σας ανοιχτή ανά πάσα στιγμή. Μπορείτε ακόμη και να αφήσετε ένα φιλικό σημείωμα στην πόρτα λέγοντας: «Συνδιάσκεψη σε εξέλιξη» ή «Κατέχεται. Επιστρέψτε αργότερα ή στείλτε email παρακαλώ."
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε το σύννεφο
Το cloud computing αξίζει να εξεταστεί γιατί μπορεί να είναι φθηνότερο, κλιμακούμενο, πιο αποτελεσματικό και πιο εύκολα ενημερωμένο. Το περιεχόμενο που είναι διαθέσιμο στο cloud είναι ιδιαίτερα χρήσιμο επειδή μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό από τις συσκευές σας: υπολογιστές, tablet, smartphone, κ.λπ. Ο αποθηκευτικός χώρος στο cloud χρησιμεύει επίσης ως χρήσιμη κύρια ή δευτερεύουσα μορφή ψηφιακής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Επικοινωνήστε με τον διαχειριστή πληροφορικής ή τον πάροχο λογισμικού, διότι ενδέχεται να έχετε ήδη ορισμένο ελεύθερο χώρο στο δίσκο διαθέσιμο στο cloud ή διαθέσιμο για μια μικρή ετήσια χρέωση.
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε σελιδοδείκτες στο διαδίκτυο
Όλα τα μεγάλα προγράμματα περιήγησης έχουν δυνατότητες σελιδοδείκτη όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε τις αγαπημένες σας διευθύνσεις ιστού ή τις περισσότερες επισκέψεις για γρήγορη και εύκολη πρόσβαση. Επωφεληθείτε από αυτά για να μην ξεχάσετε σημαντικούς ιστότοπους για να ελέγξετε για ειδήσεις ή ενημερώσεις του κλάδου.
Μέθοδος 3 από 4: Χρησιμοποιώντας το χρόνο προς όφελός σας
Βήμα 1. Αποφύγετε τις πολλαπλές εργασίες
Όλοι οι ειδικοί φαίνεται να συμφωνούν σε αυτό. Παρόλο που μπορεί να ακούγεται γρήγορα ή να φαίνεται δροσερό στην τηλεόραση, η πολλαπλή εργασία δεν είναι αποτελεσματική και μπορεί πραγματικά να βλάψει την οργανωτική σας αποτελεσματικότητα. Αντ 'αυτού, αφιερώστε την πλήρη προσοχή σας σε μια εργασία κάθε φορά, χειριστείτε την και προχωρήστε στο επόμενο στοιχείο της λίστας σας.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα ή ένα χρονοδιάγραμμα για τον εαυτό σας
Ευτυχώς, οι περισσότερες εργασίες δεν απαιτούν προγραμματισμό όλων των ημερών σας στο λεπτό. Ωστόσο, η τήρηση ενός βασικού χρονοδιαγράμματος με τις καλύτερες στιγμές και τις πιο σημαντικές εργασίες και γεγονότα της ημέρας σας μπορεί να σας βοηθήσει να συνεχίσετε την εργασία σας.
- Ορίστε χρονικά όρια για ορισμένες δραστηριότητες. Ορισμένες εργασίες δεν απαιτούν καθορισμένα χρονικά όρια, αλλά άλλες θα πρέπει να έχουν χρονικές παραμέτρους για να αυξήσουν την παραγωγικότητά σας. Σκεφτείτε εργασίες καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας σας που τείνουν να χρειάζονται περισσότερο χρόνο από ό, τι χρειάζεται και δώστε τους χρονικά όρια στο μέλλον.
- Προβλέψτε επιπλέον χρόνο για άλλες δραστηριότητες. Ορισμένες εργασίες, όπως έχετε μάθει από την εμπειρία, ολοκληρώνουν συνήθως περισσότερο χρόνο από το αναμενόμενο, αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητα κακό. Για τέτοιου είδους δραστηριότητες, και για ιδιαίτερα σημαντικές εκδηλώσεις και συναντήσεις, για παράδειγμα, προϋπολογισμός επιπλέον χρόνου πριν και μετά.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή χρονοδιακόπτη, χρονόμετρο ή ξυπνητήρι
Αυτά μπορεί να είναι αποτελεσματικά εργαλεία όταν χρησιμοποιούνται με φειδώ. Μερικοί άνθρωποι θέλουν να θέτουν ξυπνητήρια 10, 15 ή 30 λεπτά νωρίτερα για να τους δώσουν προειδοποίηση ή χρόνο προσωρινής αποθήκευσης πριν από μια δραστηριότητα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ειδοποιήσεις υπενθύμισης.
Βήμα 4. Αποφύγετε την αναβολή δραστηριοτήτων
Αναρωτηθείτε αν η αναβολή είναι απολύτως απαραίτητη ή αν αυτή η παρότρυνση είναι απλώς ένα παράδειγμα αναβολής. Εάν αισθάνεστε το τελευταίο, μην αναβάλλετε την εξουσία! Ωστόσο, σε περιπτώσεις που η αναβολή ολόκληρης ή μέρους μιας δραστηριότητας είναι αναπόφευκτη, φροντίστε να σημειώσετε πού σταματήσατε και να προγραμματίσετε εκ νέου με συγκεκριμένα σχέδια. Εναλλακτικά, μπορεί να καταλήξετε σε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να ακυρώσετε μια προσωπική συνάντηση, ίσως μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης ή μια συνδιάσκεψη μέσω διαδικτύου.
Μέθοδος 4 από 4: Μείνετε υγιείς σωματικά και ψυχικά
Βήμα 1. Κάντε διαλείμματα
Ο διανοητικός χρόνος διακοπής είναι σημαντικός για την παραγωγικότητά μας και υγιής για το μυαλό. Συγκεντρωνόμαστε τόσο πολύ στη δουλειά μας μερικές φορές που δεν σταματάμε να κάνουμε τα απαραίτητα διαλείμματα. Τα διαλείμματα μας δίνουν την απαραίτητη ξεκούραση που βελτιώνει την παραγωγικότητά μας, αλλά μας δίνει επίσης την ευκαιρία να κάνουμε ένα βήμα πίσω και να ρωτήσουμε αν αυτό που κάνουμε είναι η πιο αποτελεσματική χρήση του χρόνου μας ή όχι.
Βήμα 2. Κοιμήσου καλύτερα
Χωρίς σωστό ύπνο, μπορεί να αισθάνεστε γκρινιάρης, κουρασμένος ή λήθαργος την επόμενη μέρα, κάτι που μπορεί να βλάψει το πρόγραμμά σας και την αποτελεσματικότητά σας στη δουλειά. Επιδιώξτε επτά έως οκτώ ώρες αδιάλειπτου ύπνου τη νύχτα.
Βήμα 3. Μην συγκρίνετε τον εαυτό σας με συναδέλφους
Οι περισσότερες από τις δουλειές των συναδέλφων μας είναι διαφορετικές από τις δικές μας και ο καθένας έχει διαφορετικές μεθόδους οργάνωσης που τους ταιριάζουν. Μια μέθοδος που έχει νόημα και είναι αποτελεσματική για έναν συνάδελφο μπορεί να μην είναι η καλύτερη μέθοδος για εσάς και το αντίστροφο.
Βήμα 4. Αποδεχτείτε ότι η οργάνωση είναι μια συνεχής διαδικασία
Μην περιμένετε να είστε τέλειοι. Η οργάνωση είναι σε εξέλιξη και απαιτεί συνεχή προσοχή. Δεν θα είστε βέλτιστα οργανωμένοι κάθε μέρα, αλλά μια μικρή οργάνωση θα βοηθήσει πολύ στην αύξηση της αποδοτικότητάς σας.
